سه شنبه 20 اسفند 1398
ابعاد یک داشبورد مدیریتی موفق چیست؟

ابعاد یک داشبورد مدیریتی موفق چیست؟

در علم مدیریت داده‌ها و اطلاعات عناصری هستند که بر طریقه تصمیم‌گیری مدیران در سطوح مختلف تاثیر گذارند. تاکنون سیستم‌های متعددی مانند ERP، برای کاهش عدم‌اطمینان و افزایش دقت داده‌ها و اطلاعات برای تصمیم‌گیری مدیران و کمک به آن‌ها در تدوین برنامه‌های استراتژیک طراحی شده‌اند. داشبوردهای مدیریتی یکی از ابزارهای مهم اطلاعاتی هستند که می‌توانند داده‌ها را در یک صفحه برای مدیران خلاصه کنند. موفقیت، اثربخشی و کارایی داشبوردهای مدیریتی به جنبه‌های مختلف آن‌ها مانند کیفیت و به روز بودن داده‌های موجود در آن‌ها، طریقه نمایش اطلاعات و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) داخل آن‌ها و در دسترس بودن آن‌ها برای تمام اعضای سازمان، بستگی دارد.

داشبوردهای موجود در کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با یک نگاه، دید کاملی از کسب‌وکار خود داشته باشند. در مقالات قبلی همیار مشاور نویان در مورد فواید و مزایایی که داشبوردهای مدیریتی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کنند، به طور مفصل صحبت شد. اما با این حال برخی از داشبوردهای مدیریتی عملکرد بهتری نسبت به سایرین دارند. چه تفاوت‌هایی بین داشبوردهای مدیریتی وجود دارد، که برتری یکی نسبت به دیگری را اثبات می‌کند؟ یک داشبورد موثر باید شامل چه عناصری باشد؟ چه چیزی یک داشبورد مدیریتی خوب را از یک داشبورد بی‌ارزش متمایز می‌کند؟ نویان‌تیم در این مقاله به مهم‌ترین ابعاد داشبوردهای مدیریتی که هر مدیر ارشد باید به آن‌ها توجه کند، می‌پردازد.

با افزایش حجم داده‌ها، نرخ به کارگیری داشبوردهای مدیریتی بسیار زیاد شده است. شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای برای درک اطلاعات خود به داشبورد‌ها مراجعه می‌کنند. آن‌ها در واقع به این امید داشبوردها را تهیه می‌کنند که حجم زیاد داده‌های موجود را به بینش‌های عملی در سازمان تبدیل کنند. در عمل برخی از سازمان‌ها به این هدف خود می‌رسند و داشبورد مدیریتی آن‌ها به عنوان یکی از ابزارهای ضروری کسب‌وکارشان در نظر گرفته می‌شود و به گونه‌ای برای آن‌ها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند. در مقابل بسیاری از مشاغل نتیجه داشبورد را در عمل نمی‌بینند. داشبورد مدیریتی آن‌ها در عمل کارامد نیست و آن‌ها را در جهت برنامه‌های استراتژیک پیش نمی‌برد و همچنین برای آن‌ها ارزشی ایجاد نمی‌کند زیرا تنها نقش یک صفحه نمودار را دارد.

پس تفاوت یک داشبورد مدیریتی موفق و یک داشبورد مدیریتی ناموفق در چیست؟ کسب‌وکارها معمولا ابعاد و جنبه‌های اصلی یک داشبورد موثر را در نظر نمی‌گیرند. بنابراین داشبورد آن‌ها با شکست روبرو می‌شود. در این مقاله سعی می‌شود سه بُعد مهم هر داشبورد مدیریتی شرح داده شود.

۱- دادهها

در واقعیت مهم‌ترین جنبه داشبوردهای مدیریتی که کم‌ترین توجه را به خود جلب می‌کند، داده‌های اساسی و زمینه‌ای هستند. این بعد از داشبوردها تاثیر خیلی زیادی روی داشبورد و طریقه طراحی و ساختن آن دارند. در مورد کیفیت داده‌های موجود در سازمان و داشبورد مدیریتی نمی‌توان نظری داد زیرا هر سازمان باید کیفیت داده‌های خود را ارزیابی کنند و مناسب‌ترین داده‌ها را درون داشبورد مدیریتی قرار دهد؛ در غیر این صورت وجود داشبورد مدیریتی توجیهی ندارد.

اما علاوه بر کیفیت، چه ویژگیهای دیگری از داده‌های زمینه‌ای در راه‌اندازی داشبورد موفق مهم هستند؟ در اینجا ۲ حوزه وجود دارد که نمی‌توانید آن‌ها را نادیده بگیرید:

تغذیه (Data feed) داده خودکار: اغلب شرکت‌ها به صورت دستی داده‌های خود را به‌روزرسانی می‌کنند که یک اشتباه بزرگ است. بهروز رسانی دستی باعث می‌شود که داده‌های به‌روز و دقیق داخل داشبورد قرار نگیرد. این روش ممکن است برای مدتی کارا باشد اما خطاهای انسانی در آن زیاد است؛ برای مثال کارمند مسئول به‌روزرسانی داشبورد ممکن است داده‌های اشتباه را داخل داشبورد وارد کند یا اینکه حتی به‌روزرسانی کردن آن را نیز فراموش کند.

نتایج می‌تواند فاجعه بار باشد؛ چرا که یک کسب‌وکار با استفاده از داشبورد به فرایند خود ادامه می‌دهد، بدون اینکه بداند که اطلاعات به‌روز نشده یا نادرست هستند که در نتیجه آن تصمیمات نادرست می‌شوند. اگر قصد دارید از داشبورد خود به عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری استفاده کنید، باید فیدهای داده خود را به صورت خودکار انجام دهید و دقت داشبورد خود را به فرایندهای دستی متکی نکنید.

یک تصویر کامل: یکی دیگر از مشکلاتی که در اغلب داشبوردها نادیده گرفته می‌شود این است که آن‌ها فقط بخشی از داستان را بیان می‌کنند. به عبارت دیگر داشبوردها تنها داده را از یک بخش از سازمان دریافت می‌کنند و تنها یک جنبه سازمان را نشان می‌دهند و داده‌ها را از منابع مختلف ادغام نمی‌کنند. به عنوان نمونه یک داشبورد ممکن است داده‌های خود را از سیستم ERP بگیرد و به داده‌های سیستم بازاریابی یا سیستم موجودی انبار توجهی نکند. برخی از کسب‌وکارها با این حال که داده‌های بسیار خوبی را در درون سازمان خود دارند، اما این داده‌ها در داشبورد‌ها نمایش داده نمی‌شود .اگر می‌خواهید داشبورد موثری داشته باشید، باید نمای کاملی از داده‌ها را به شما ارائه دهد.

۲- نمایش

هنگامی که بخش‌های مختلف داده‌های داشبورد خود را آماده نمودید، مرحله بعدی ارائه آن‌ها است. چگونه می‌توانید داده‌های خود را به روشی مفید، نمایش دهید؟ بگذارید این نکته را به سه قسمت مهم تقسیم کنیم:

معیارها و KPI های عملی: بسیاری از کسب‌وکارها اشتباه یکسانی را مرتکب می‌شوند؛ آن‌ها داشبوردهای مدیریتی خود را با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای بی‌فایده از بین می‌برند. داشبورد آن‌ها ممکن است زیبا به نظر برسد اما منجر به عمل موثر نمی‌شود و بیش از چند نمودار در یک صفحه نیست. کلید یک داشبورد موثر و موفق، دانستن تفاوت بین معیارهای بی‌فایده و معیارهای عملی است. KPI های قابل استفاده و موثر از جمله مواردی هستند که به شما در تصمیم‌گیری کمک می‌کنند.

Matt Ham، مالک شرکت تعمیرات رایانه Doctor، میگوید: "معیارهای عملی، بسیار مهم هستند. من مدت زمان طولانی را صرف تجدید نظر در KPI های داشبورد شرکت خود کردم و یکی از مواردی که پی بردم این بود که دائما داشبورد خود را با اعدادی جمع می‌کردم که واقعا به اندازه کافی برای ارائه هرگونه اقدام عملی مفید نبودند. من غالبا به این دلیل که تنها به این داد‌ه‌ها دسترسی داشتم، روی این KPI های بی‌فایده تمرکز می‌کردم. سرانجام این را پذیرفتم که فقط معیارهایی را در داشبورد خود قرار دهم که شرکت من را به سمت عملی کردن برنامه‌های راهبردی سوق می‌دهند."

سازمان: برایان کلارک (Brian Clark)، مدیر عامل و مدیر برنامه آموزش پزشکی یونایتد (United Medical Education) می‌گوید: "یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که در داشبورد کسب‌وکارها مشاهده می‌کنم، معیارهایی است که به طور واضح تعریف نشده‌اند و یا انجام و درک آن‌ها دشوار است." وی می‌افزاید: "هنگام طراحی KPI ها و داشبوردهای مدیریتی، باید همه جنبه‌ها روشن و مختصر باشد، بنابراین حتی جنبه‌هایی که بطور منظم مورد استفاده قرار نمی‌گیرند یا توسط همه کارمندان یافت می‌شوند، باید تعدیل و مختصر شوند. این کار به کارکنان کمک می‌کند تا به نتایج و وظایفی که بطور معمول توسط سایر کارمندان انجام می‌شود، بدون نیاز به یادگیری مجدد دسترسی پیدا کنند و باعث بهبود انعطاف‌پذیری تیم شوند."

به طور کلی یکی از دلایلی که باعث می‌شود که یک داشبورد موثر و کارآمد نباشد، این است که انتظار انجام کارهای زیاد و نمایش معیارهای متعدد از آن‌ها می‌رود. در واقع طراحان داشبوردها سعی می‌کنند که KPI های زیادی را درون صفحه نمایش داشبورد جا دهند. این امر قدرت داشبورد‌ها را از جهت سادگی آن‌ها، تضعیف می‌کند.

Avinash Kaushik به طور خلاصه بیان كرد: "اگر داشبورد شما در یك صفحه قرار ندارد، شما تنها یک گزارش دارید، نه یک داشبورد. این قانون از آن جهت اهمیت دارد که باعث می‌شود فکر جدی در انتخاب KPI های مناسب برای داشبورد مدیریتی خلاصه، صورت گیرد.

سفارشی‌سازی: کاربران مختلف می‌خواهند داده‌های مختلفی را مشاهده کنند. یا ممکن است آن‌ها بخواهند داده‌های یکسانی را ببینند که به طور متفاوتی سازماندهی شده‌اند. مشکل این است که بسیاری از داشبوردها هنوز هم یک مجموعه از پیش تعیین شده از معیارها را در یک طرح از پیش تعیین شده نشان می‌دهند. در حالی که هر بخش ممکن است داشبورد مخصوص خود را طراحی کرده باشد اما کاربران در آن بخش در یک طرح منفعل گیر کرده‌اند.

داشبوردهای مدیریتی مدرن باید شامل گزینه‌های سفارشی‌سازی باشند. کاربر باید توانایی این را داشته باشد که گزینه‌ها و همچنین داده‌های و نحوه نمایش آن‌ها را انتخاب کند. این به سازنده داشبورد اجازه می‌دهد تا یک داشبورد واحد بسازد که کاربران بتوانند برای پاسخگویی به نیازهای خود، آن را به صورت دلخواه تنظیم کنند.

۳- دسترسی

جنبه نهایی یک داشبورد مؤثر، دسترسی است. چگونه به داشبورد خود دسترسی خواهید داشت؟ بعد "دسترسی" داشبورد شما تا حد زیادی به شغل شما و اهداف داشبورد شما بستگی دارد. با این حال، چند نکته اساسی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

فراتر از رایانه شخصی: چون ممکن است بهترین و مفیدترین داشبورد را تاکنون ایجاد کرده باشید که شامل داده‌های عملی و باعث تصمیم‌گیری‌های موثر می‌شود. این داشبورد مدیریتی شما ممکن است در کل کسب‌وکار شما گسترش یابد و داده‌های مربوط را درون سازمان در دسترس کاربران مختلف قرار دهد. اما این واقعیت را باید بپذیریم که امروزه کارمندان به میزهای خود گره نخورده‌اند و داشبورد تنها نباید درون محیط فیزیکی سازمان در دسترس باشد. راهکاری که برای این موضوع وجود دارد استفاده از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها هستند که توسط آن‌ها داشبوردهای مدیریتی در اختیار کارمندان مختلف در هر مکان در خارج از سازمان قرار می‌گیرند.

فراتر از صفحه نمایش: برای موثر بودن، داشبورد شما باید تعاملی باشد. کارمندان و مدیران دائما نمی‌توانند به داشبوردها خیره باشند. باید برخی از ابزارک‌ها و تنظیماتی مانند هشدارهای ایمیلی یا پیامی هوشمند در آن‌ها تعبیه شود تا بتواند هشدارهای فوری و مشکلات را به کاربران اطلاع دهد.

با توجه به اهمیت روز افزون داشبوردهای مدیریتی در فرایندها و بخش‌های مختلف سازمان‌ها، شرکت مشاوره مدیریت نویان‌تیم برای حل مشکلات سازمان‌ها و کمک به انعطاف‌پذیری و پویایی آن‌ها در عرصه رقابتی امروزه، راهکارهای نرم‌افزاری مانند داشبوردهای مدیریتی تحلیلی را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی