جمعه 24 آبان 1398
اطلاعات سازمان خود را چگونه ارائه می‌دهید؟ از طریق داشبوردهای مدیریتی یا گزارشات سازمانی؟

اطلاعات سازمان خود را چگونه ارائه می‌دهید؟ از طریق داشبوردهای مدیریتی یا گزارشات سازمانی؟

مدیران ارشد سازمان‌ها به لطف داده‌ها و اطلاعاتی که از زیر دستانشان دریافت می‌کنند، حیات کاریشان ادامه دارد. دنیای وسیعی از اطلاعات که در سازمان‌ها جریان دارد به دو صورت می‌تواند ارائه شود و مورد استفاده قرار گیرد. یکی از راه‌های اطلاعات ارائه گزارشات سازمانی است که حاوی مجموعه‌ای از اسناد استاتیکی، متون، جداول و نمودارها است که در چندین صفحه ارائه می‌شوند. روش دیگر ارائه اطلاعات در داشبوردهای مدیریتی است. سازمان‌ها شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) به منظور ارزیابی عملکرد سازمان نسبت به برنامه‌های استراتژیک خود طراحی می‌کنند و آن‌ها را در قالب داشبوردهای مدیریتی قرار می‌دهند. داشبوردهای مدیریتی تصویری آنی از وضعیت موجود سازمان، در یک صفحه، هستند که می‌توانند به راحتی به‌روز شوند. شرکت‌ها می‌توانند بر اساس ویژگی‌های داشبوردهای مدیریتی و گزارشات سازمانی و نیازهای استراتژیک خود، یک یا هر دو این روش‌ها را برای ارائه اطلاعات، استفاده کنند.

شرکت‌ها در حال جمع‌آوری اقیانوس داده‌ها هستند و با تبدیل آن به اطلاعات قابل استفاده روبرو هستند. در سازمان‌ها راه‌های متفاوتی برای مشاهده و ارائه داده‌ها و اطلاعات وجود دارد که سازمان‌ها بسته به نیاز خود از انواع آن‌ها استفاده می‌کنند. تا به اینک راجع به داشبوردهای مدیریتی و انواع و فواید آن، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که در آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و همچنین چگونگی طراحی KPI ها، اطلاعات زیادی داده شده است. در این مقاله می‌خواهیم به دو روش اصلی ارائه داده‌ها و اطلاعات، یعنی داشبوردهای مدیریتی و گزارشات، بپردازیم.

داشبورد مدیریتی چیست؟

به اندازه کافی در مورد داشبوردهای مدیریتی توضیح داده شده است. اگر بخواهیم داشبوردهای مدیریتی را به صورت اجمالی تعریف کنیم، نمایشی بصری است از مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که مدیران و منابع انسانی سازمان‌ها از آن‌ها برای تصمیم‌گیری و ارزیابی عملکرد سازمان نسبت به اهداف خود، استفاده می‌کنند.

نکته قابل توجهی که راجع به داشبوردهای مدیریتی وجود دارد این است که اطلاعات مختلف موجود در سازمان را می‌توانند به صورت آنی و ساده در یک صفحه خلاصه کنند و اسنادی پویا را برای مدیران و کارکنان سازمان فراهم کنند.

گزارش دقیقا چیست؟

گزارشات سازمانی اسناد مجموعه‌ای از اسناد استاتیکی هستند که به فرمت داده‌هایی به شکل متن و جدول تهیه شده اند. آن‌ها گاهی اوقات شامل تصاویری مانند نمودار‌ها نیز می‌شوند. اما بیشتر برای نمایش مجموعه از داده‌های خاص سازماندهی می‌شوند. گزارش‌ها به منظور جمع‌آوری اطلاعات دقیقی در مورد عملیات درون سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ بنابراین یک گزارش می‌تواند طیف گسترده‌ای از موضوعات را پوشش دهد.

گزارشات، زنده نیستند زیرا معمولاً به صورت دوره‌ای به ذینفعان مختلف ارائه داده می‌شوند و به صورت آنی تصویری را منعکس نمی‌کنند یا به عبارتی دیگر در زمان واقعی به‌روز نمی‌شوند. علاوه بر این، آن‌ها داده‌هایی را شامل می‌شوند که از قبل مرتب و تجزیه و تحلیل شده‌اند. در ضمن این گزارشات برای مدیران ارشد سازمان‌هایی که دارای چندین بخش هستند و نیاز به داده‌های متنوع دارند، بسیار وقت‌گیر هستند.

گزارشات و داشبوردهای مدیریتی چه تفاوت‌هایی دارند؟

گزارشات سازمانی معمولاً حاوی اطلاعات بسیار مفصلی هستند، در صورتی که داشبوردها فقط اطلاعات مربوط به یک بخش خاص را در قالب KPI ها منعکس می‌کنند. برای مثال در بخش فروش، گزارشات شامل اطلاعاتی از قبیل مقدار فروش، مقدار فروش هر فروشنده یا فروشگاه در کانال توزیع و مطالب فراوان دیگری می‌شود. در حالی که داشبوردهای مربوط به فروش به طور کلی پیشرفت فروش نسبت به اهداف را نشان می‌دهند.

از دیگر تفاوت‌های داشبوردهای مدیریتی و گزارشات سازمانی، می‌توان به طولانی‌تر بودن گزارشات اشاره کرد. گزارشات هم از لحاظ جزئیات و هم از نظر بصری طولانی‌تر از داشبوردهای مدیریتی هستند چرا که جداول، نمودارها و متون زیادی را در خود جای می‌دهند. در داشبوردهای مدیریتی سعی شده است که اطلاعات مختلف درون چند KPI خلاصه شوند و این اطلاعات درون یک صفحه به نمایش در بیایند. در همین مورد مزیت‌ها و فوایدی برای داشبوردهای مدیریتی نسبت به گزارشات ایجاد می‌شود.

پروفسور استفان فیو (Stephen Few) در این باره می‌گوید یکی از اشتباهات رایج در طراحی داشبوردها و حتی گزارشات این است که حجم آن‌ها بیشتر از یک صفحه می‌شود.

می‌توانید اشتباهات مهلک در طراحی KPI ها را در همیار مشاور نویان مطالعه کنید.

دلیل پیشنهاد اینکه داشبورد باید اطلاعات خود را در یک صفحه نمایش محدود کند و مخاطب بدون نیاز به پیمایش یا تعویض بین چندین صفحه بتواند اطلاعات را درک کند، مبتنی بر منطق محکم و عملی است. پس از مدتی بررسی اطلاعات و درک بصری یک داشبورد متوجه می‌شویم وقتی همه چیز را در کنار هم می‌بینیم، قدرت ادراکی زیادی پیدا می‌کنیم در حالی که با پیمایش یا جابجایی بین صفحات مختلف برای دیدن سایر داده‌ها، ادراک کلی نسبت به اطلاعات از بین می‌رود.

یک گزارش ممکن است توضیحات کتبی درباره داده‌های مختلف را شامل شود و حتی می‌تواند توصیه‌هایی برای برنامه استراتژیک سازمان به همراه باشد. اما داشبورد سطح ادراک بالاتری از موضوع را توسط خواننده فرض می‌کند و توضیحات زیادی در آن وجود ندارد که به این دلیل است که مخاطبین باید نسبت به نوع داشبورد و KPI های موجود در آن آگاه باشند تا بتوانند از آن استفاده کنند.

در صورت تمایل می‌توانید انواع داشبوردهای مدیریتی را مطالعه کنید.

در نهایت همانطور که در تعاریف به آن اشاره شده است، گزارشات درون سازمان‌ها ایستا یا استاتیک هستند و به صورت دوره‌ای به مدیران ارائه می‌شوند و به عبارتی زنده نیستند. داشبوردها می‌توانند آنلاین باشند و به صورت آنی به‌روز شوند و عکس زنده‌ای از وضعیت سازمان را به مدیران ارشد نشان دهند.

سازمان‌ها به کدام یک نیاز است؟ داشبورد یا گزارش؟

پاسخ به این سوال به اطلاعاتی بستگی دارد که در سطح سازمان نیاز دارید و همچنین بخش یا مخاطبانی که می‌خواهید اطلاعات را به آن‌ها ارائه دهید. گزارشات و داشبوردهای مدیریتی هر یک مزایا و محدودیت‌هایی را به همراه دارند. برای مثال داشبوردهای مدیریتی می‌توانند اطلاعات بصری و خلاصه شده‌ای که کارایی زیادی برای مدیران ارشد دارند را ارائه دهند، درحالیکه درک این اطلاعات مستلزم آگاهی از KPI های داخل آن‌ها است. گزارشات با این حال که اطلاعات زیادی را در اختیار استفاده کنندگان خود قرار می‌دهند، اما همین حجم زیاد اطلاعات باعث عدم تمرکز مدیران برای تصمیم‌گیری می‌شود.

به طور کلی ماهیت اجزای داشبوردهای مدیریتی و گزارشات سازمانی از یک جنس است، اما آرایش آن‌ها متفاوت است. گزارشات، جزئیات و اطلاعات مفصلی را ارائه می‌دهند در حالیکه داشبوردهای مدیریتی و KPI های داخل آن‌ها، سعی در پاسخ به سوالات کلیدی عملکرد (KPQ) دارند.

در نتیجه می‌توان گفت داشبوردهای مدیریتی و گزارشات سازمانی هیچ مغایرتی با یکدیگر ندارند و می‌توانند همزمان مورد استفاده قرار گیرند و مدیران سازمان‌ها باید با توجه به ویژگی‌های منحصر به فرد آن‌ها، نیازهای داخل سازمان و برنامه‌های استراتژیک خود، از آن‌ها بهترین بهره را ببرند.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی