شنبه 4 آبان 1398
انواع داشبوردهای مدیریتی

انواع داشبوردهای مدیریتی

هر سازمانی بر اساس فرآیندها، کارایی و خود و نوع سازمان نیاز به برخی از انواع داشبوردهای مدیریتی برای گزارش و ساده سازی داده‌ها و اطلاعات و بهره‌وری حداکثری از آن‌ها دارد. داشبوردهای مدیریتی به چهار گروه داشبوردهای استراتژیک، داشبوردهای عملیاتی، داشبوردهای تحلیلی و داشبوردهای تاکتیکی تقسیم می‌شوند.

در داشبورد‌های استراتژیک داده‌ها و اطلاعاتی که مربوط به برنامه‌های راهبردی بلندمدت شرکت هستند قرار می‌گیرد و شاخص‌های کلیدی عملکرد آن برای رسیدن به اهداف استراتژیک طراحی شده‌اند که عمدتاً توسط مدیران ارشد سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. داشبوردهای عملیاتی افق‌های زمانی کوتاه‌تری دارند و برای نظارت و مدیریت سطح عملیاتی سازمان طراحی شده‌اند که بتوان با استفاده از آن‌ها بین بخش‌ها و تیم‌های عملیاتی ارتباط مناسبی ایجاد کرد. نوعی دیگر از داشبوردها، داشبورد‌های تحلیلی هستند که در آن‌ها اطلاعات گسترده‌ای از جای‌جای سازمان مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد و روندها و متغیرهای مختلف شناسایی و مقایسه می‌شوند. نوع آخر داشبورد‌ها، داشبوردهای تاکتیکی است که برای تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرآیندهای انجام شده توسط مدیران سطح میانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

داشبوردهای مدیریتی برای ایجاد کارایی بهتر و تخصصی‌تر به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. هر یک از این انواع داشبورد‌ها می‌تواند نقش خاصی را در سازمان ایفا کند و گزارش خاصی را از یک بخش یا یک سطح سازمانی ارائه دهد. هر سازمانی بنا بر نیاز خود می‌تواند از همه این داشبوردها یا چند تا از آن‌ها استفاده کند. در ادامه به چهار نوع داشبورد مدیریتی موجود اشاره شده و به طور مفصل توضیح داده می‌شوند.

داشبورد استراتژیک

داشبورد استراتژیک یک ابزار گزارشگر برای نظارت بر برنامه راهبردی بلندمدت شرکت است. این داشبوردها تاثیر گسترده‌ای را بر کسب‌وکار می‌گذارند و عمدتاً توسط مدیران ارشد سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این داشبوردها شاخص‌های کلیدی عملکرد ((KPI برای رسیدن به اهداف استراتژیک شرکت طراحی و ردیابی می‌شوند.

به این صورت که این داشبوردها عملکرد را طی بازه‌های زمانی مشخص مانند یک ماه، سه ماه، یا یک سال خلاصه می‌کنند. هنگامی که داشبورد استراتژیک به درستی توسعه یافته و طراحی و اجرا شده باشد، ضمن اینکه باعث کاهش هزینه عملیاتی می‌شود، زمان لازم برای دستیابی به یک مقدار شاخص کلیدی عملکرد خاص را نیز کاهش دهد. در ادامه دو نمونه داشبورد استراتژیک را بررسی می‌کنیم:

نمونه اول - داشبورد استراتژیک مدیریت

این داشبورد مدیریتی یکی از بهترین نمونه‌های داشبورد استراتژیک است که به راحتی در جلسات هیئت مدیره قابل نمایش است. داشبورد استراتژیک مدیریت اگر به خوبی طراحی شده باشد آشفته به نظر نمی‌رسد و به سرعت داستانی از داده‌ها را به صورت منسجم روایت می‌کند.

این داشبورد به طور کلی بر درآمد، سطح مشتری و هزینه‌های دستیابی به مشتریان جدید تمرکز دارد و در آن از شاخص‌های کلیدی عملکرد خاصی مانند هزینه‌های خرید مشتری، ارزش عمر مشتری و هدف فروش استفاده می‌شود. اگر سازمان‌ها از رویکرد استراتژی به عنوان یادگیری استفاده کنند، این داشبوردهای مدیریتی حتی قابلیت این را دارند که مدیران ارشد را وادار به تدوین برنامه راهبردی مناسب‌تر برای سازمان کنند.

نمونه دوم - داشبورد استراتژیک مدیر ارشد بازاریابی (CMO)

داشبورد استراتژیک CMO برای مدیران ارشد بازاریابی طراحی شده که اغلب وقت ندارند داده‌هایی مانند ترافیک یا نرخ کلیک (CTR) برخی از کمپین‌ها را بررسی کنند؛ در حالی که آن‌ها نیاز دارند که با یک نگاه استراتژیک، اقدام به تدوین راهبرد بازاریابی کنند و باعث سوددهی شوند. از این رو در این داشبوردهای استراتژیک KPI هایی طراحی می‌شوند که مسائل مهم استراتژی و بازاریابی را به صورت آموزنده و ساده نشان دهند.

برای ساخت داشبورد استراتژیک CMO نیاز به مهارت‌های IT گسترده یا دانش پیشرفته مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی ندارید. نکته مهم این است که شما اهداف استراتژیک خود را درک کنید و شاخص‌های کلیدی عملکردی که برای رسیدن به آن‌ها لازم دارید را به خوبی طراحی کنید.

داشبورد عملیاتی

داشبورد عملیاتی یکی از انواع داشبورد است که برای نظارت و مدیریت عملیات مورد استفاده قرار می‌گیرد و دارای افق زمانی کوتاه‌تری است. از آنجایی که این داشبوردها بر ردیابی فرآیندهای عملیاتی متمرکز هستند، معمولاً توسط سطوح مدیریتی جوانتر اداره می‌شوند. این نوع داشبوردها رایج‌ترین داشبوردها هستند و داده‌ها و اطلاعاتی را که در زمان واقعی و مشخص اتفاق افتاده است را به نمایش می گذارند و همچنین منجر به اقدامات مستقیم‌تر و تجزیه و تحلیل‌های بیشتر می‌شوند.

به همین دلیل داشبوردهای عملیاتی از داشبوردهای استراتژیک دقیق‌تر هستند. ارزش این داشبوردها، در عصر دیجیتال امروز، در این واقعیت نهفته است که شرکت‌ها به طور صحیح‌‌تر و سریع‌‌تری ارتباط بین بخش‌ها و تیم‌های عملیاتی را درک و تجزیه تحلیل می‌کنند و می‌توانند به طور سیستمی به بخش‌های مختلف نگاه کنند و از جزیره‌ای شدن بخش‌های داخل سازمان جلوگیری کنند. در ادامه به دو نمونه از داشبوردهای عملیاتی اشاره می‌شود:

نمونه اول - داشبورد عملیاتی بازاریابی

داشبوردهای عملیاتی بازاریابی مانند تمام داشبوردهای مدیریتی متشکل از چند شاخص کلیدی عملکرد هستند، مانند هزینه‌های کمپین‌های بازاریابی، تعداد کلیک‌ها و نرخ تبدیل و .... مزیتی که این داشبورد عملیاتی برای متخصصان بازاریابی ایجاد می‌کند این است که می‌توانند فعالیت‌های عملیاتی خود را بر اساس داده‌های زمان واقعی تنظیم کنند و هرگونه تغییر را سریعا حس کنند و تیم‌ها مجبور نیستند منتظر گزارش‌ها و تحلیل‌های زمانبر سنتی باشند. همچنین داده‌هایی که در داشبورد‌های عملیاتی بازاریابی منعکس می‌شود حتی می‌تواند باعث تدوین راهبردهای بازاریابی جدید نیز شود.

نمونه دوم - داشبورد معیارهای عملیاتی خدمات مشتری (Metric Dashboard Customer Service Operational)

یکی از نمونه‌های داشبورد عملیاتی، بر روی خدمات به مشتری تمرکز دارد. شرکت‌ها با داشتن کلیه KPI های مهم خدمات مشتری بر روی یک صفحه واحد، می‌توانند عملیات خود را بسیار کارآمدتر مدیریت کند. این داشبورد، عملکرد شرکت نسبت به مشتریان را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر نشان می‌دهد.

برای مثال آن‌ها به طور روزانه عملکرد خود را بررسی کرده و با بررسی اجمالی عملکرد‌های ماهانه می‌توانند به نگاهی کلی نسبت به خدماتشان به مشتریان برسند. برای مثال اگر زمان خدمت رسانی به مشتریانشان بیش از حد زیاد باشد می‌توانند به این نتیجه برسند که ممکن است به پرسنل بیشتری نیاز داشته باشند، یا اینکه باید فرایندهای خدمت‌رسانی خود را بهینه‌سازی کنند.

داشبورد تحلیلی

داشبورد تحلیلی را می‌توان در تقاطع داشبورد استراتژیک و عملیاتی یافت. آن‌ها از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده‌اند که در صورت استفاده صحیح می‌توانند تأثیر مثبتی بر عملکرد یک تجارت داشته باشند. داشبورد تحلیلی نوعی داشبورد است که حاوی حجم گسترده‌ای از داده‌های ایجاد شده و مورد استفاده تحلیلگران برای ارائه به مدیران است.

داده های موجود در داشبوردهای تحلیلی با یک مرور کلی بر سازمان به وجود می‌آیند و اغلب استفاده کنندگان از آن مدیران میانی سازمان‌ها هستند. اهمیت داشبوردهای تحلیلی در تاثیر آن‌ها بر استفاده از داده‌های تاریخی، نهفته است؛ جایی که تحلیلگران می‌توانند روند‌ها را شناسایی کنند، آن‌ها را با متغیرهای مختلف مقایسه کنند و پیش‌بینی‌ها و اهداف را ایجاد کنند. در ادامه دو نمونه از داشبوردهای تحلیلی شرح داده می‌شود:

نمونه اول - داشبورد عملکرد مالی

داشبورد عملکرد مالی به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند که ببینند سرمایه شرکت به چه میزان و در چه مواردی مصرف می‌شود و هر فعالیت عملیاتی خاص چه میزان از منابع مالی شرکت را به خود اختصاص می دهد و همچنین چه میزان بازدهی برای شرکت به ارمغان می‌آورد. با وجود KPI  های مهم مالی مانند بازدهی دارایی‌ها، بازده سهام، سرمایه در گردش و نمای کلی ترازنامه، مدیران ارشد نسبت به ساختار سرمایه سازمان تصویر واضحی در ذهن خود دارند؛ در نتیجه فعالیت‌ها و عملیات‌هایی که بازدهی بیشتری برای شرکت دارند و باعث پیشرفت بیشتر شرکت می‌شوند را توسعه می‌دهند.

نمونه دوم - داشبورد KPI خرده فروشی تحلیلی

نمونه داشبورد تحلیلی دیگری از صنعت خرده‌فروشی به دست می‌آید. این نوع داشبورد تحلیلی، ارتباط موازی بین مدیریت و رضایت مشتری ایجاد می‌کند، زیرا زنجیره تأمین می‌تواند به طور مستقیم بر آن تأثیر بگذارد. این داشبورد جامع، تجزیه و تحلیل خرده‌فروشی‌ها را ساده می‌کند و نمای کلی از جنبه‌های مهم تجارت خرده‌فروشی را به ما نشان می‌دهد که تحلیلگران را قادر می‌سازند روندها را شناسایی کرده و از مدیریت در فرایندهای تجاری حمایت مورد نیاز را کنند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد موجود در این داشبوردها، شامل نرخ بازده، حجم کل فروش، نرخ نگهداری و جذب مشتریان جدید هستند که در یک بازه زمانی مشخص می‌توانند تصویر بزرگتری از وضعیت تجارت خرده فروشی به مدیران نشان دهند. این KPI های خرده فروشی می‌توانند نشان دهند که شرکت‌ها چقدر در حفظ مشتریان خود و توسعه وفاداری به برند تجاری خود موفق هستند و همچنین مدیران می‌تواند به روشنی ببیند که چه جنبه‌هایی از تجارت باید بهبود یابد. این نکته بر کسی پوشیده نیست که رضایت مشتریان باعث رشد سازمان می‌شود.

داشبورد تاکتیکی

داشبورد تاکتیکی در تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرایندهای انجام شده توسط مدیران سطح میانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سپس یک سازمان به طور مؤثر عملکرد شرکت نسبت به هدف را ردیابی می‌کند و توصیه‌های تحلیلی را برای استراتژی‌های آینده ارائه می‌دهد. سطح جزئیات داشبورد تاکتیکی بین داشبورد استراتژیک و عملیاتی قرار دارد.

برای مثال داشبورد فروش تاکتیکی می‌تواند هدف فروش شما را پیگیری کند؛ به این معنا که درآمد واقعی در مقابل درآمد پیش بینی شده را بررسی کند. همچنین این قابلیت را برای مدیران فروش و محصول ایجاد می‌کند که بر اساس تقسیم‌بندی‌های مختلف مانند منطقه‌ای، اهداف فروش را پیگیری کنند. در ادامه به داشبورد مدیریت پروژه اشاره می‌شود:

نمونه - داشبورد مدیریت پروژه

در داشبورد مدیریت پروژه می‌توان خطرات خاصی که پیشرفت کلی پروژه را تهدید می‌کند را تعریف کرد و میانگین زمان انجام کارهای خاص را رصد نمود. با داشتن یک ابزار مناسب در قالب داشبورد در پروژه‌ها، کلیه داده‌های مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل جنبه‌های مهم پروژه در اختیار مدیر پروژه قرار می‌گیرد. پس از اتمام پروژه نیز می توان یک گزارش جامع تهیه کرد و نتایج را ارزیابی کرده و در پروژه های آینده موفق تر بود.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی