شنبه 27 مهر 1398
اهمیت داشبوردهای مدیریتی

اهمیت داشبوردهای مدیریتی

اهمیت داشبوردهای مدیریت به خوبی در فرایند تصمیم‌گیری مدیران ارشد، عملکرد کل سازمان و همچنین عملکرد اعضای سازمان منعکس می‌شود. داشبوردهای مدیریتی با خلاصه کردن داده‌ها و اطلاعات با اهمیت سازمان‌ها در شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، هزینه‌های زمانی و مالی حاصل از دسته‌بندی و سازماندهی داده‌ها را به حداقل می‌رسانند و همچنین مدیران ارشد را در تصمیم‌گیری دقیق و به موقع یاری می‌دهد. مدیران سازمان نیز می‌توانند به راحتی با استفاده از داشبوردهای مدیریتی که در قالب نمودارهای قابل درک و ملموس نمایش داده می شوند، به عملکرد خود، مدیران و کارکنان خود و همچنین کل سازمان پی ببرند.

استفاده موثر از داشبوردها می‌تواند تاثیر چشمگیری برعملکرد کسب‌و‌کارها بگذارد. داشبوردها تمام اطلاعات را در حدود یک صفحه به طور خلاصه قرار داده و این قابلیت را برای اعضای سازمان ایجاد میکنند که عملکرد سازمان را رصد کنند. داشبورد‌ها عکسی از وضعیت موجود در سازمان را در لحظه نشان می‌دهند و ذهن اعضای سازمان را نسبت به واقعیات سازمان روشن می‌سازند. اطلاعات موجود در داشبوردها به تصمیم‌گیری‌های به موقع و سریع کمک می‌کند و در واقع در محیط پویای امروزی به سازمان‌ها کمک می‌کند که خودشان را بهتر و سریعتر با تغییرات وفق دهند. داشبوردهای مدیریتی به مدیران این امکان را می‌دهند تا اطلاعات را در قالب‌های گرافیکی یا جداولی مدون مشاهده کنند تا به سرعت مناطق مشکل را شناسایی کرده و علت اصلی مشکلات را بررسی کنند.

در مورد اهمیت، کاربردها و جایگاه داشبوردهای مدیریتی در سازمان‌ها می‌توان مفصلاً بحث کرد و مطالعه نمود. با این حال، هنوز هم بسیاری از مدیران ارشد سازمان‌ها نسبت به اهمیت داشبورد‌های مدیریت واقف نیستند. در واقع آن‌ها هنوز هم از روش‌های گزارش‌گیری زمان‌بر سنتی استفاده می‌کنند و شاید نسبت به داشبوردها، اطلاعاتی ندارند.

در مقاله قبلی سعی شد در زمینه داشبوردهای مدیریت، تعریف ملموسی از داشبوردهای مدیریتی و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ارائه گردد. در ادامه توضیحاتی جهت درک بهتر اهمیت داشبوردهای مدیریتی در سازمان‌ها ارائه داده می‌شود.

همانطور که می‌دانید امروزه بزرگترین دارایی هر شرکتی داده‌ها و اطلاعات شرکت است. اطلاعاتی که حتی می‌تواند برنامه‌های راهبردی کلان سازمان را نیز تغییر دهد و مسیر حیات سازمان را جابه‌جا کند. از این رو داده‌ها ارزش بسیاری دارند.

داده‌ها و اطلاعات موجود داخل سازمان‌ها باید مکرراً به‌روز شوند و در بازارهای پویای امروزی، لازم است سرعت سازگاری و تغییر داده‌ها بیشتر و بیشتر شود. سرعت بالای تحولات باعث می‌شود که دسته‌بندی و سازماندهی داده‌ها امری بسیار دشوار شود و از آنجایی که داده‌های موجود از یک منبع نیستند و از قسمت‌های مختلف سازمان و محیط جمع‌آوری می‌شوند، رسیدن به یک گزارش واحد از این داده‌ها کاری بسیار زمان‌بر و هزینه‌بر است و همچنین به سختی می‌توان آن‌ها را تحلیل کرد.

کاری که داشبوردهای مدیریتی انجام می‌دهند، ساده‌سازی این داده‌ها و اطلاعات است. مدیران و متخصصان اطلاعات باید بتوانند شاخص‌های ترکیبی طراحی کنند که نماینده داده‌های پیچیده حاصل از سازمان و محیط باشند. با این کار، مدیران ارشد شاخص‌های از پیش تعیین شده‌ای دارند که به آن‌ها در سازماندهی داده‌ها کمک بسیاری می‌کند و دیگر نیاز نیست که زمان و هزینه زیادی را صرف ترکیب داده‌های مختلف کنند. این شاخص‌ها، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) نام دارند که با تغییرات خود معانی بسیار با اهمیتی را به استفاده‌کنندگان داشبوردهای مدیریتی القا می‌کنند.

وظیفه اصلی مدیران ارشد سازمان‌ها تصمیم‌گیری در زمینه‌های مختلف است. آن‌ها دائماً تصمیماتی می‌گیرند که تاثیرات آن‌ها در جای جای سازمان حس می‌شود. کوچکترین اشتباه آن‌ها در تصمیم‌گیری می‌تواند هزینه‌های سنگینی را به سازمان‌ها تحمیل کند. از این رو تصمیم‌گیری‌های به موقع و درست مدیران می‌تواند باعث پیشرفت سازمان شود.

توضیحاتی که در بندهای فوق داده شد، به خوبی هزینه‌هایی که برای تنظیم گزارش‌های مختلف مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مدیران ارشد، صرف می‌شود را روشن کرده است. بنابراین در نهایت، داشبوردهای مدیریتی باعث می‌شوند که فرایند تصمیم‌گیری مدیران ارشد بسیار دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر صورت گیرد.

از دیگر مواردی که می‌تواند به‌خوبی اهمیت داشبوردهای مدیریتی را روشن کند، قابل تفسیر بودن آن برای اعضای سازمان است. هریک از اعضای سازمان می‌توانند به نوبه خود از داشبوردهای مدیریتی استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند عملکرد و فعالیت‌های مافوق و زیردستان خود و همچنین عملکرد کلی سازمان را به صورت بسیار ساده، در قالب نمودارهایی قابل درک، برای خود داشته باشند. حتی کارمندان ساده هم تنها با دانستن معانی شاخص‌های موجود در داشبوردهای مدیریتی می‌توانند تفسیری از وضعیت فعلی سازمان برای خودشان داشته باشد.

این آگاهی اعضای سازمان نسبت به وضعیت عملکرد خود و سازمانشان باعث می‌شود که نگرششان سیستماتیک‌تر شود و عملکرد آن‌ها در جهت بهبود نقصان‌های موجود در فرایندهای سازمان بهتر شود.

منبع: همیار مشاوره نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی