چهارشنبه 24 مهر 1398
داشبورد مدیریتی چیست و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در آن چه کاربردی دارند؟

داشبورد مدیریتی چیست و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در آن چه کاربردی دارند؟

داشبورد مدیریتی یکی از ابزارهای مهم مدیریتی است که می‌تواند در تسریع فرآیند تصمیم‌گیری مدیران ارشد کمک به سزایی کند. داشبورد مدیریتی تمام آنچه نیاز دارید را در یک چشم به هم زدن نمایش می‌دهد. این ابزار مهم متشکل از مجموعه‌ای از نمودارها است که بر اساس شاخص‌هایی به نام شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ترسیم شده است. مدیران ارشد سازمان‌ها با یک نگاه اجمالی به این داشبورد‌ها می‌توانند عملکرد کارکنان سازمان و بخش‌های مختلف را ارزیابی کنند و موقعیت سازمان نسبت به مسیر هدف را تشخیص دهند. نکته مهمی که در داشبوردهای مدیریتی وجود دارد این است که مدیران باید به خوبی شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کنند؛ به گونه‌ای که این شاخص ها هم به آسانی و دقیق اندازه‌گیری شوند و کمی باشند و هم به راحتی تفسیر شوند.

زمانی که کلمه داشبورد را می‌شنویم، احتمالا اولین تصویری که در ذهن ما ایجاد می‌شود، عقربه‌ها جلوی خوردرومان است. همان بوردی که هنگام رانندگی با یک نگاه سطحی به آن وضعیت فعلی خودرو را متوجه می‌شویم. مانند اینکه سرعتمان چقدر است، دمای خودرو چقدر است و .... فلسفه وجودی داشبورهای مدیریتی هم تشابهات زیادی با داشبورد خودرو یا هواپیما دارد.

مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که ضمن حفظ کنترل عملیات روزانه سازمان، از آنچه که در کسب‌و‌کارشان اتفاق می‌افتد، آگاه باشند. همانطور که می‌دانید مدیران ارشد سازمان‌ها معمولا وقت زیادی ندارند و در اکثر مواقع از لحاظ زمانی در مضیقه هستند، به طوری که نمی‌توانند همه داده‌ها و اطلاعات را مورد بررسی قرار دهند. معمولاً داشبورد مدیریت به گونه‌ای سازماندهی می‌شود که مدیران می‌توانند اطلاعات را تا حد امکان به وضوح مشاهده کنند. این کار به آن‌ها امکان می دهد تا به سرعت تصمیمات تاکتیکی بگیرند و با داشتن اطلاعات موثق برای تصمیمات استراتژیک آماده شوند.

در واقع یک داشبورد مدیریتی تصویری فوری از وضعیت فعلی سازمان به مدیران نشان می‌دهد و مجموعه‌ای از نمودارهایی است که مهمترین اطلاعاتی را که یک مدیر و تیم آن برای تصمیم‌گیری باید بدانند، خلاصه می‌کند. به عبارت دیگر داشبورد مدیریتی یک نمایش بصری با درک آسان است که شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان (KPI) را نشان می‌دهد.

سازمان‌ها شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای ارزیابی عملکرد سازمان نسبت به اهداف تجاری خود، تعریف می‌کنند. آن‌ها زنجیره فرایند خود را تجزیه و تحلیل کرده و مناطقی که ارزش افزوده برای تجارتشان ایجاد می‌کند را شناسایی می‌کنند. در واقع مدیران سازمان‌ها مناطقی که ارزش درک شده بیشتری را به مشتری نهایی ارائه می‌دهند را تشخیص می‌دهند و از طریق این مناطق و تجزیه و تحلیل‌های خود به شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌رسند.

بنابراین استفاده کارآمد شما از داشبوردهای مدیریتی، به تشخیص صحیح شما نسبت به شاخص‌های کلیدی عملکرد وابسته است. در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد نکات زیادی وجود دارد. اینک موارد قابل توجه و مهم درباره KPI ها را بررسی می کنیم:

باید بدانید که KPI ها انواع مختلفی دارند و کسانی که می‌خواهند داشبورد‌های مدیریتی طراحی کنند باید درباره همه آن‌ها اطلاعات کسب کنند.شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی عملکرد کارکنان و سازمان هستند و اگر برای فرایند‌های مربوط به مشاغل استفاده شوند، داشبورد‌ها را پر از اطلاعاتی می‌کنند که هیچ فایده‌ای برای تصمیم‌گیری ندارند.

باید سعی شود که KPI ها به گونه‌ای تعریف شوند که به آسانی اندازه‌گیری شوند و امکان خطاهای ابزاری در آن‌ها وجود نداشته باشد. در صورت وجود خطاهای ابزاری و سهل نبودن اندازه‌گیری، حتی اگر داده‌ها به هم مرتبط هم باشند، قابل اعتماد نیستند. همچنین شاخص‌های کلیدی عملکرد باید به صورت کمی طراحی شوند که به راحتی توسط کل تیم، قابل تفسیر باشند.

در آخر می‌توان KPI هایی را طراحی کرد که به اعضای سازمان نشان می‌دهد که آیا در مسیر هدف هستند. به عنوان مثال می‌توان فروش ماهانه را یک شاخص کلیدی عملکرد در نظر گرفت که در پایان هر ماه با بررسی آن می‌توان تعیین کرد که عملکرد خوب بوده است یا خیر.

سرانجام، بسیاری از سازمان ها داشبوردهای مدیریتی را با شاخص‌های عملکرد عملیاتی به کل اعضا در مانیتورهای بزرگ نشان می‌دهند. به عنوان مثال این یک عادت بسیار معمولی است که در بخش خدمات پس از فروش، بازاریابی تلفنی(تله‌مارکتینگ) وجود دارد. شرکت مشاوره مدیریت نیز از این امکان بی‌بهره نمانده‌اند و سعی می‌کنند تا برای سازمان‌ها داشبوردهای مدیریتی طراحی کنند که از طریق آن به راحتی برنامه‌های راهبردی موجود را درک کنند و به مشکلات استراتژیک احتمالی پی ببرند.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی