چهارشنبه 1 آبان 1398
چرا کسب و کارها به داشبوردهای مدیریتی نیاز دارند؟

چرا کسب و کارها به داشبوردهای مدیریتی نیاز دارند؟

امروزه سازمان‌های پیشرو در زمینه Information Technology) IT) می‌توانند موفقیت‌های زیادی را تجربه کنند. آن‌ها در واقع با استفاده از IT توانسته‌اند به خوبی داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را سازماندهی کنند و از آن‌ها بهره ببرند. از آنجایی که روز به روز سرعت تولید اطلاعات بیشتر می‌شود، سازمان‌ها نیاز دارند که گزارش‌های خلاصه و سازمان یافته‌ای از وضعیت محیط داخلی و خارجی خود داشته باشد؛ بنابراین آنها به سمت داشبوردهای مدیریتی روی می‌آورند. سازمان‌ها نیاز دارند که امور و تصمیمات خود را اولویت بندی کرده، یک نگاه کلی و سیستمی نسبت به سازمان و اتفاقات درون آن داشته باشند و بیشترین بهره را از نرم‌افزار‌های سازمانی ببرند. همچنین مدیران سازمان‌ها اطلاعات در دسترس و به‌روز برای مدیریت پروژه‌های خود نیاز دارند و آن‌ها می‌خواهند که به بهترین شکل مدیران زیردست خود را کنترل کنند و جلسات مفیدی با آن‌ها داشته باشند. همه این نیازهای مدیران ارشد می‌تواند با داشتن یک داشبورد مدیریتی مناسب و کارا برآورده شود.

همانطور که در مقاله مربوط به اهمیت داشبوردهای مدیریتی در همیار مشاور نویان ذکر شد، امروزه قدرت در دست سازمان‌هایی است که داده‌ها و اطلاعات دقیق‌تر و به‌روزتری دارند و همچنین می‌توانند به خوبی از آن داده‌ها استفاده کنند. محیط‌های داخلی و خارجی سازمان دائماً در حال تولید داده و اطلاعات هستند؛ شما می‌توانید روزانه از رقبا، بخش فروش، بخش بازاریابی، بخش منابع انسانی، بخش تحقیق و توسعه (R&D) و ... آمار و ارقام زیادی را استخراج کنید.

اطلاعات حاصل از بخش‌های مختلف باعث می‌شود که سازمان‌ها و مخصوصاً مدیران ارشد و مدیران استراتژی آن‌ها، کمتر با عدم اطمینان محیطی روبرو شوند و این امکان را به آن‌ها می‌دهد که برنامه‌های راهبردی و راهبردهای بازاریابی دقیق‌تر و مناسب‌تری را طراحی کنند. همچنین اطلاعات برای آن‌ها این قابلیت را ایجاد می‌کند که نسبت به رویدادهایی که در محیط اتفاق می‌افتد واکنش‌های مناسب و سریع نشان دهند.

اما این حجمِ زیاد اطلاعات، خود چالش بزرگی برای سازمان‌ها است. به گونه‌ای که مدیران سازمان‌ها روزانه با مقدار زیادی اطلاعات مواجه می‌شوند که باعث سردرگمی و از دست رفتن زمان آن‌ها می‌شود. در این میان داشبوردهای مدیریتی راهکارهای بسیار مناسبی برای سازماندهی و خلاصه‌سازی داده‌ها و اطلاعات هستند که باعث می‌شوند سازمان‌های پیشرو و IT محور عملکرد بهتری را از خود نشان دهد.

اگر شما مدیر یک کسب‌و‌کار هستید و این سوال ذهنتان را مشغول کرده است که «آیا به داشبوردهای مدیریتی نیاز دارید یا خیر؟» این مطلب را حتما بخوانید. در ادامه به شش دلیل که سازمان‌ها به داشبوردهای مدیریتی نیاز دارند اشاره می‌شود:

۱ـ اولویت‌بندی امور و تصمیمات

با گسترش سازمان‌ها و پویایی محیط، مدیران ارشد داده‌ها و اطلاعات را از جای جای سازمان دریافت می‌کنند و باید نسبت به آن‌ها واکنش نشان دهند و تصمیمات لازم را بگیرند. از این رو آن‌ها به یک معیار نیازمند هستند که بتواند به آن‌ها در اولویت‌بندی تصمیمات کمک کند که به کدام مورد زودتر و سریعتر بپردازند. داشبوردهای مدیریتی می‌توانند در این زمینه به تصمیم‌گیری مدیران ارشد کمک کنند که بهتر متوجه شوند کدام تصمیم مهم‌تر است و کدام تصمیم بیشتر بر روی کل سازمان اثرگذار است.

۲ـ تفکر سیستمی نسبت به سازمان

هر بخش وظیفه مدیریت اطلاعات خود و گزارش آن اطلاعات به مدیران ارشد را دارد. اطلاعات و گزارشات بخش‌های مختلف بسیار پر اهمیت هستند چرا که شاید باعث تدوین برنامه راهبردی جدیدی شوند. بنابراین مدیران ارشد باز هم به صورت دوره‌ای هجوم اطلاعات را تجربه می‌کنند. مدیران ارشد سازمان‌ها باید این اطلاعات موجود از بخش‌های مختلف سازمان را با یکدیگر تلفیق کنند تا بتوانند به یک تصمیم‌گیری جامع برسد. داشبوردهای مدیریتی می‌توانند در تلفیق و سازماندهی این اطلاعات به مدیران ارشد کمک کنند تا آن‌ها به صورت سیستمی به کل سازمان نظر داشته باشند و تصمیم‌گیری خود را انجام دهند.

۳ـ استفاده بهینه از نرم‌افزارها

سازمان‌های امروزی در درون خود از نرم‌افزارهای مختلفی مانند نرم‌افزار‌های مربوط به امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی(HR) ، مدیریت پروژه و ... استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار‌ها یک پلتفرم مفصل را برای هر کارکرد خاص در سازمان فراهم می‌کنند. معمولا وظیفه کارمندان سازمان وارد کردن داده‌های مربوط به هر بخش درون این نرم‌افزارها است و گزارش‌گیری و استفاده از این نرم‌افزارها برای تصمیم‌گیری، وظیفه مدیران ارشد است. در این میان داشتن یک مکان برای جمع‌آوری اطلاعات کلیدی از این نرم‌افزارها و استفاده همه جانبه و تلفیقی از اطلاعات آن‌ها بسیار مهم است. که این مورد را داشبوردهای مدیریتی برای مدیران ایجاد می‌کنند.

۴ـ اهمیت به‌روز و دردسترس بودن اطلاعات

داشبوردهای مدیریتی می‌توانند قابلیت آنلاین و زنده بودن داشته باشند. به گونه‌ای که مرتباً به‌روز شوند و اطلاعات و عملکرد‌های سازمانی را منعکس کنند. از آنجایی که سرعت عمل مدیران در تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند هزینه‌های سازمان را کاهش و آورده‌های آن را افزایش دهد، این اطلاعات خلاصه و در دسترس مدیران در داشبوردهای مدیریتی، می‌تواند در این امر به آن‌ها کمک فراوانی کند.

۵ـ کمک به مدیریت پروژه‌ها

برخی از سازمان‌ها پروژه محور هستند و پروژه‌هایی برای اعضای خود تعریف کرده و برای آن‌ها محدودیت‌هایی قرار می‌دهند. استفاده از داشبوردهای مدیریتی در مدیریت پروژه‌ها، می‌تواند اطلاعات مربوط به پروژه‌ها را به صورت خلاصه و به‌روز در یک صفحه به مدیران پروژه‌ها نشان دهد. آن‌ها با بررسی داشبوردهای مدیریتی می‌توانند وضعیت پروژه‌ها، مقدار پیشرفت آن‌ها، عملکرد اعضای سازمان، موارد تاثیرگذار بر پروژه‌ها و موارد بسیار مهم دیگر را استخراج کنند و باعث تسریع و بهبود فرایندها شوند.

۶ـ بهبود وضعیت جلسات مدیران

یکی از اموری که مدیران ارشد دائماً با آن سر و کار دارند، برگزاری جلسات با مدیران زیردست است. مدیران سازمان‌ها مشغله‌های بسیار زیادی دارند که باید به آن‌ها بپردازند و البته جلسات مختلف با مدیران ارشد نیز حائز اهمیت فراوان است. مدیران ارشد می‌توانند با استفاده از داشبوردهای مدیریتی گزارشات خلاصه‌ای را فراهم کنند که مدیران زیر دست بتوانند در جلسات به صورت عینی و مستند عملکرد بخش مربوط به خود را رصد کنند و همچنین زمان کمتری از آن‌ها هدر رود. علاوه بر این، داشبوردهای مدیریتی به مدیران ارشد جهت تفهیم مشکلات بخش‌های مربوط به مدیران زیر دست، کمک شایانی می‌کنند.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی