یک شنبه 7 مهر 1398
فرایند انتخاب مشاور مدیریت چگونه است؟

فرایند انتخاب مشاور مدیریت چگونه است؟

در مطالب گذشته از انواع مشاوران مدیریت صحبت کردیم اما نکته بسیار مهم این است که کدام مشاوران را انتخاب کنیم؟ کدام یک از مشاوران مدیریت می‌توانند در پروژه مورد نظر ما را یاری کنند؟ آیا برای انتخاب بهترین مشاور، چه استراتژی وجود دارد؟

سازمان‌ها برای انتخاب مشاوره به شاخص‌هایی توجه می‌کنند که این شاخص‌ها تنها مربوط به قیمت خدمات مشاور نیست؛ بلکه ارزش افزوده قابل انتظار و روش درگیری مشاور با کار را نیز در نظر می‌گیرند. اهمیت درک کامل نیازمندی‌های سازمان در این مرحله ابتدایی برای کاهش ریسک شکست پروژه مشاوره حیاتی است. منابع ریسک‌ در پروژه‌های مشاوره عبارت است از:

  • تعریف اشتباه نیازمندی‌های سازمان
  • ارتباط برقرار کردن با مسئله
  • انتظارات نادرست
  • عدم تناسب میان شایستگی‌های لازم برای انجام کار و شایستگی‌های واقعی مشاور.

یک چک لیست از توصیه‌ها که در شکل زیر آمده است منافع طرفین را در به کارگیری یک چارچوب مشخص جهت راهنمایی مشاوره در شناخت کسب‌وکار سازمان، مشکلات سازمان و انتظارات او نشان می‌دهد.

به خاطر سپردن این رویکرد به مشاوره اجازه می‌دهد تا بسیاری از مسائل کلیدی را در همان جلسه اول با سازمان مرور کند و درک کاملی از مهمترین مشکلات سازمان و نیازهای آینده آن برای تعریف درست پروژه مشاوره به دست بیاورد. این چک لیست رویکرد قدرتمندی را برای درک مشکلات سازمانی با در نظر داشتن محدودیت‌ها، ریسک‌ها و انتظارات در اختیار مشاوران قرار می‌دهد.

برخی از سوالاتی که در بخش‌های مختلف این چک لیست مطرح می‌شوند عبارت است از:

چه چیزی

پس زمینه تعریف این پروژه چه بوده است؟

سیستم سازمان چیست؟

اهداف این پروژه چیست؟

سازمان از این پروژه چه می خواهد؟

چگونه؟

پروژه چقدر طول می کشد؟

مشاور و اعضای تیم پروژه چگونه کار می کنند؟

اطلاعات چگونه بین طرفین ردوبدل می‌شود؟

چه کسی؟

سازمان مشتری کیست؟

چه کسانی عضو تیم پروژه خواهند شد؟

چه کسی باید قرارداد را تایید کند؟

چه زمانی؟

پروژه چه زمانی آغاز می‌شود و چه زمانی پایان می‌یابد؟

چه زمانی بررسی پیشرفت زمانی انجام می‌شود؟

کجا؟

جلسات کجا برگزار خواهد شد؟

مشاور در کجا کارش را انجام می دهد؟

چرا؟

چرا مشتری از مشاور کمک خواسته است؟

سوالاتی که در بالا مطرح شد برگرفته از ابزار مشاوره مدیریت شش خدمتگزار صادق کیپلینگ می‌باشد.

بعد از جلسه مقدماتی و به عنوان بخشی از فرایند رسمی انتخاب مشاور، سازمان مجبور است تا برخی فرایندهای تجاری را اجرا کند تا برنده مشخص و قرارداد پروژه به او واگذار شود. در ادامه فرایند استاندارد انتخاب یک مشاور جدید را برای مشتریان بیان می‌کنیم: گام اول تهیه یک لیست بلند از شرکت‌های مشاوره است که این کار باعث می‌شود شما با تمام شرکت‌های مشاوره و انواع خدماتی که ارائه می‌دهند آشنا ‌شوید.

در گام دوم لیست کوتاهی از شرکت‌های مشاوره تهیه می‌کنید و آن‌هایی را که فکر می‌کنید، متناسب با نیاز شما است را در این لیست قرار می‌دهید. گام سوم از خدماتی که شرکت‌های مشاوره انجام می‌دهند استعلام کنید و در گام چهارم پاسخ‌های دریافتی به استعلام دعوت شرکت‌های قرار گرفته در فهرست برای مصاحبه را ارزیابی می‌کنید؛ سپس در گام پنجم جلسه ای برای ارائه و ارزیابی نهایی برگزار می‌کنید.

در گام ششم پروژه را به برنده واگذار و پروژه آغاز می‌شود و در گام هفتم شرکت‌های ناموفق حذف خواهند شد. ممکن است پروژه مشاوره بدون طی فرآیند مناقصه‌ای تا این حد رسمی به آن دسته از بنگاه‌های مشاوره که از قبل با یک مشتری روابط کاری داشتند واگذار شود. این رویکرد سریع در شکل زیر نشان داده شده است.

این رویکرد هم برای طرفین منافع مالی و زمانی در بر دارد و هم نمایانگر اهمیت حفظ روابط خوب میان سازمان و مشاور است. به‌علاوه وجود اعتماد متقابل می‌تواند باعث شود تا پروژه با آگاهی از شکل رسمی قرارداد تجاری که در آینده تنظیم خواهد شد؛ آغاز شود موضوعی که منجر به صرفه جویی بسیاری در هزینه‌های جانبی و ارائه خدمات مشاور می‌شود.

نکات بیان شده نمایانگر این هستند که مشاوران باید در داشتن ارتباط نزدیک با مشتریان خود بکوشند تا بتوانند زمان، هزینه و نیروی لازم را برای گرفتن پروژه‌های جدید در یک محیط رقابتی کاهش دهند.

اگرچه این موضوع منافع مالی به همراه دارد؛ اما در عین حال ادامه دادن یک رابطه حتی در یک دوره زمانی طولانی برای هر دو طرف مشاوره و سازمان هزینه‌زا خواهد بود. در حالی که برای مشتری درخواست از مشاوره برای انجام یک کار خاص بسیار آسان است؛ ممکن است این کار با شایستگی‌ها (مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و تجربیات) کارکنان بنگاه مشاوره هم‌خوانی نداشته باشد.

این مسئله نه تنها ریسک انجام یک کار ضعیف را بالا می‌برد؛ بلکه در طول زمان موضع بی‌طرفانه مشاور را هم مخدوش می‌کند؛ چرا که در این حالت مشاور بخشی از بدنه سازمان مشتری و "بومی" آن می‌شود. برای مشاوره نیز انجام کارهای تکراری برای یک مشتری خاص باعث کاهش رقابت‌پذیری در بازار و کاهش دامنه تجربیات در دسترس می‌شود. موضوعی که در زمان توسعه کسب‌وکار -به ویژه در زمانی که مشاور قصد ندارد حوزه کاری خود را عوض کند- بسیار مسئله‌ساز خواهد شد.

منبع: همیار مشاور نویان برگرفته از کتاب ابزارهای ضروری برای مشاوره مدیریت

پدیدآورنده: میترا مهتری طاهری

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی