سه شنبه 5 فروردین 1399
مدیریت ابعاد قراردادهای 3P (بخش اول)

مدیریت ابعاد قراردادهای 3P (بخش اول)

در این مقاله به دنبال ارائه مفهوم مدیریت ابعاد قرارداد در مشارکت‌های عمومی و خصوصی، علل و عوامل مرتبط با آن هستیم و با ارائه چارچوبی از مراحل مقدماتی مدیریت قرارداد در مشارکت‌های عمومی و خصوصی، یکی از اصلی‌ترین مراحل مشارکت‌های عمومی و خصوصی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

پس از بررسی مختصر مدیریت قرارداد در مشارکت‌ها عمومی و خصوصی در این مقاله و مقاله بعد به ابعاد مدیریت قرارداد می‌پردازیم. قراردادهای سه‌پی، قراردادهای بسیار پیچیده و دارای دست اندرکاران بسیاری هستند. بدیهی است با توجه به اینکه این قراردادها شامل طیف گسترده‌ای از مدل‌های مشارکت‌های عمومی و خصوصی می‌شوند، شامل مراحل مختلف و همچنین الزاماتی همچون حیطه بندی میان متخصصان و مشاوران در حوزه مدیریت قرارداد باشند.

در این مقاله نویان تیم به ابعاد سه‌گانه قرارداد، عناصر کلیدی قرارداد و غیره می‌پردازد.

مدیریت ابعاد سه گانه قرارداد

مدیریت قرارداد شامل سه حوزه اصلی است که مکمل یکدیگر هستند و با یکدیگر همکاری می‌کنند؛ هرچند که دارای ماهیت متفاوت می‌باشند .این سه حوزه عبارتند از: مدیریت عملیاتی، مدیریت ارتباطات و مدیریت اداری. شکل زیر این سه بعد مدیریت قرارداد و همچنین فعالیت‌های مختلف و ابعاد محتوایی آن‌ها را نشان می‌دهد.

مديريت عملياتي (Operational management) با هدف اطمينان از مديريت ريسک مطابق با قرارداد و همچنين اطمينان از عملکرد مناسب مطابق با قوانين مندرج در قرارداد است. به صورت ویژه، شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator)  نقش برجسته‌ای  در مدیریت ریسک و نظارت بر عملکرد و نتایج، توسط بخش خصوصی دارد. علاوه بر این، مدیریت عملیاتی شامل مسائل مهم دیگری مانند موارد مربوط به مدیریت ارتباطات(به عنوان مثال در یک سیستم مترو، در شرایطی که زیرساخت مربوط به یک قرارداد و عملیات حمل و نقل ریلی مربوط به قرارداد دیگری بوده و هر دو توسط شرکت‌های مجزا مدیریت می شوند(، مدیریت کیفیت و یا ارتقا مستمر کیفیت زیرساخت‌ها و  یا خدمات می‌شود.

نواحی مدیریت قرارداد

هدف مدیریت ارتباطات، اطمینان از مدیریت تمام ابعاد مربوط به ساختار اعتبارات عمومی توام با همکاری، مشارکت و پاسخگویی در چارچوب ارائه خدمات به منظور حفاظت از عملکرد کارآمد آن است. مدیریت ارتباطات شامل سایر ابعاد مرتبط با اعتماد، مشارکت، همکاری، به اشتراک‌گذاری، ارتباطات و مدیریت تعارض‌ها است. این حوزه بسیار مهم و پیچیده‌ای است چرا که گاهی اوقات شامل تعارض در منافع بخش عمومی و خصوصی می‌شود و محدودیت‌های روابط بین هر بخش و امکان پذیرش و پیش بینی مشکلات و حل تعارضات را در بر می‌گیرد.

این نکته بدیهی است که در قراردادهای طولانی و ناقص، همیشه در طول مدت قرارداد مذاکرات زیادی وجود دارد و مدیر قرارداد بایستی دارای مهارت‌های پرورش یافته  در زمینه ارتباطات و مکاتبات باشد. باید در نظر داشته باشیم که ارتباطات از نوع نامتجانس یا مسامحه کارانه می‌تواند بر ماتریس ریسک اثر بگذارد و گاهی اوقات معضلاتی مربوط به سهام داران متعدد (عمدتا از طرف شرکای عمومی) را به وجود آورد. اگر رابطه میان طرف‌ها مناسب نباشد، مدیریت موثر قرارداد ممکن است تحت تاثیر قرار گیرد. لازم به ذکر است این باور غلطی است که می توان بر این پدیده با استفاده از چندین طرف حساب فائق آمد؛ بهترین اقدامی  که می‌توانید انجام دهید این است که هماهنگی میان هر بخش، مستقل از تعداد طرف حساب‌های مورد نظر را بهبود بخشید.

در نهایت، مدیریت اداری شامل مدیریت جریان‌های مربوط به فرایندهای اداری مورد نیاز برای مدیریت تمام فرایندهای پردازش اسناد مشخص شده در قرارداد است. این ابعاد شامل گزارش، مدیریت رویداد، مدیریت اسناد، جریمه‌ها و پرداخت (یا جمع آوری اجاره) توسط شرکای خصوصی می‌شوند. سیستم‌های اطلاعاتی ممکن است در اینجا نقش مهمی ایفا کنند.

بخش مدیریت قرارداد که مربوط به عملکرد مدیریت قرارداد است، شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و ابعادی است که با عناصر کلیدی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

عناصر کلیدی مدیریت قرارداد

ابعاد مفهومی مدیریت قرارداد

با در نظر داشتن اقدامات بین المللی مناسب، به ویژه سوابق استرالیا (به عنوان مثال زیرساخت ویکتوریا و غیره)، انگلستان (به عنوان مثال و سایر موارد)، کانادا (به عنوان مثال زیرساخت‌های Ontarioو غیره) و سایر کشورهای مرجع و همچنین تجربیات علمی و تجربی مولفان، عناصر کلیدی برای توسعه مدیریت قرارداد توسط شرکای عمومی از جمله فعالیت‌های اصلی که باید در این زمینه انجام شود، ارائه خواهد شد. شکل زیر  مدل مفهومی مدیریت قرارداد پروژه‌های سه‌پی را نشان می‌دهد.

مدار داخلی در شکل بالا شامل الزامات اصلی برای مدیریت قرارداد با کیفیت است که شامل جمع آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات، اجرای قرارداد، حاکمیت قرارداد و بررسی مداوم آن است. مدیریت نادرست آن توسط شرکای عمومی، توسعه فعالیت‌های کلیدی مدیریت قرارداد و در نتیجه اهداف آن و اهداف پروژه سه‌پی را به خطر می اندازد. این ابعاد، کارآمد و عمدتا مربوط به امور داخلی در مدیریت قرارداد هستند؛ هرچند که آنها برای شرکت کننده(صاحب امتیاز) پیامدهایی را به همراه دارند.

در مدار خارجی شکل، فعالیت‌های اصلی که توسط مدیریت قرارداد توسعه می‌یابند، وجود دارد. نظارت و گزارش عملکرد، مدیریت ارتباطات و تعارض، حل مسئله، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش، مدیریت رویداد و برنامه ریزی موارد احتمالی  را شامل می‌شوند. برنامه ریزی این فعالیت‌ها و عدم توجه به آن‌ها در توسعه پروژه به شیوه‌ای مناسب، اهدافی را که برای آن طراحی شده است را به خطر می‌اندازد.

همانطور که در بخش بعدی مشاهده خواهیم کرد، اکثر این فعالیت‌ها در طراحی و توسعه پروژه‌های سه‌پی در چندین کشور برآورد نشده است و باعث افزایش هزینه شده و از طریق بازنگری در قرارداد سه‌پی به منافع عمومی آسیب می‌رساند به عنوان مثال با توجه به اضافه کار در برنامه ریزی سرمایه گذاری) و تولید یک زیرساخت یا ارائه خدمات با کیفیت پایین تر از انتظار را به همراه دارد. سپس، عناصر کلیدی مدیریت قرارداد پروژه سه‌پی شرح و تحلیل می‌شوند.

جنبه‌های داخلی مدیریت قرارداد

تجزیه و تحلیل و جمع آوری اطلاعات

استراتژی مدیریت قرارداد و فعالیت‌های مربوطه باید در ابتدا برنامه ریزی شود و نیاز به جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن با هدف ارتقا و تنظیم برنامه مدیریت قرارداد و شناسایی، مدیریت و درک بهتر از ریسک مربوط به شریک عمومی صورت گیرد.

فعالیت‌ها و ابعاد کلیدی مدیریت قرارداد

در این حوزه، تیم مدیریت قرارداد باید تمام زمینه‌های (قانونی، سازمانی و تجاری) قرارداد را ارزیابی کند و تمام ریسک پروژه و به روز رسانی آن‌ها را پیش از زمان تعیین شده را مشخص نموده همچنین احتمال ریسک و پیامدهای مرتبط با آن‌ها در صورت وقوع، اقدامات کاهش، هزینه اقتصادی و حق بیمه مربوطه، وابستگی متقابل بین ریسک‌ها و تکامل مشخصات ریسک در طول زمان راشناسایی کند. تیم مدیریت قرارداد همچنین باید بر روی اطلاعات مربوط به اهداف مدیریت قرارداد در پروژه سه‌پی تمرکز کند، به این دلیل که اطلاعات  بیش از حد می‌تواند مانند کمبود اطلاعات مضر باشد.

مدیریت قرارداد

تیم مدیریت قرارداد دستورالعمل مدیریت قرارداد را آماده می‌کند. این سند باید به سوالات زیر پاسخ دهد .چه وظایفی باید توسعه یابد؟ چه کسی آنها را توسعه می دهد؟ چه موقع باید توسعه پیدا کند؟ نقش دولت چیست؟ پیامدهای عدم رعایت شریک خصوصی یا عمومی در پروژه چیست و بهترین راه برای مقابله با آن‌ها چیست؟

یک قرارداد اجرایی موثر، شریک عمومی را قادر می سازد تا پیش بینی و رفع ریسک را در هر زمان از چرخه عمر پروژه را صورت دهد و اطمینان حاصل نماید که اهداف پروژه محقق شده است.

حاکمیت

مدیریت قرارداد مناسب نیازمند اصول مناسب حاکمیتی است که توسط شریک عمومی در تعامل با شریک خصوصی و یا سایر سهامداران انجام می‌شود .مدیریت قرارداد باید با اصول حسابرسی، شفافیت، مشارکت و شایستگی اداره شود. بعضی از شیوه‌های مناسب عبارتند از شنیدن نظرات عمومی، دسترسی عمومی به اسناد و الزام به انتشار عمومی، قدرت نفوذ بازرس، محرمانه بودن در زمان  مناسب، نگرش اخلاقی توسط شریک عمومی زمانی که با نهادهای خصوصی در ارتباط است.

بازبینی مداوم

بازبینی مداوم در مورد روش‌های مدیریت قرارداد که تنوع و انطباق در طول عمر قرارداد را تضمین کرده و دانش کسب شده در طول زمان در این پروژه را حفظ و منتشر می‌کند. بازبینی مداوم بایستی شامل تفاوت در انتظارات و پیش بینی‌های طرفین باشد که می‌تواند به دلیل وقوع حوادث یا احتمالات و تغییرات در محیط خارجی که در پروژه رخ می‌دهند، را شامل شود. همانطور که ذکر شد، این تغییرات نمی‌توانند محتوای قرارداد را تغییر دهند به طوری که منجر به نقض قوانین مناقصه عمومی شود.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: محمد جواد گنجی ارجنکی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی