سه شنبه 6 اسفند 1398
مراحل طراحی داشبورد مدیریتی از دید KPI ها

مراحل طراحی داشبورد مدیریتی از دید KPI ها

غیرممکن است که به همراه نام داشبوردهای مدیریتی، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط به آن نمایان نشوند. در سلسله مراتب KPI چهار سطح اهداف کلان، اهداف میان مدت و کوتاه مدت، شاخص‌های کلیدی عملکرد و شاخص‌ها وجود دارند و همان طور که مشخص است KPI ها پل رسیدن و عدم انحراف از مسیر برنامه‌های استراتژیک هستند KPI ها با قرار گیری با آرایشی خاص در داشبوردهای مدیریتی نمایشی سطحی و در عین حال جزئی از عملکرد سازمان منعکس می‌کنند.

دقیقا همانطور که کسب‌وکار شما نیاز به یک جهت روشن برای ادامه کار دارد، داده‌های شما نیز نیاز به استراتژی‌های دارند. آینده تجارت دنیا مبتنی بر داده است. شما به تجزیه و تحلیل‌هایی نیاز دارید که اهداف شما را به وضوح مشخص می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند که با یک نگاه سطحی متوجه شوید که آیا در مسیر برنامه‌های استراتژیک خود قرار دارید یا خیر. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) دستورالعمل‌های مورد نیاز برای اتخاذ بهترین تصمیمات مبتنی بر داده به شما ارائه می‌دهند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد را می‌توان معیارهای سطح بالایی از خروجی سیستم‌های سازمانی تعریف کرد که حاصل از ترافیک‌ها و دیگر داده‌ها هستند و برای بررسی به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سه ماهه جمع‌آوری شده‌اند.

در همیار مشاور نویان در مقالات قبلی به صورت کامل در مورد تعریف KPI ها توضیح داده است.

ابزارهای هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی برمبنای KPI ها طراحی شده‌اند و می‌توانند بینش‌هایی که از داده‌ها استخراج می‌شوند را در داشبوردهای مدیریتی قابل فهم به نمایش بگذارند. در نهایت، با وجود تمام اهداف بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت داخل سازمان، چگونه می‌خواهید KPI های خود را طراحی کنید؟ چه تفاوتی بین KPI و شاخص وجود دارد؟ چگونه می‌خواهید خطوط و حد و حدودهای خود را تعیین کنید؟

KPI ها به عنوان اجزا و عناصر اصلی سازنده داشبوردهای مدیریتی هستند که به آن‌ها معنا می‌بخشند. در این مقاله به طور کلی سعی می‌شود مراحل طراحی داشبورد مدیریتی از دید KPI های سازنده آن، مورد بررسی قرار گیرد.

سلسله مراتب KPI

سلسله مراتب KPI دارای 4 سطح است. باید این سطوح را در همان ابتدای برنامه‌ریزی و راه‌اندازی سیستم‌های اطلاعاتی درون سازمان، در نظر گرفت.

1- اهداف کلان کسب‌وکار (Goal): بیانیه کلان استراتژیک است که به توصیف یک نتیجه نهایی در طولانی مدت می‌پردازد و به کل گروه یا سازمان نسبت داده می‌شود. برای مثال ممکن هدف کلان یک سازمان برای بخش منابع انسانی، حفظ و رسمی کردن کارمندان باشد.

2- اهداف میان‌مدت و کوتاه‌مدت کسب‌وکار (Objective): اهداف کلان کسب‌وکار را به اهداف كوتاه‌مدت‌تر تقسيم می‌كند كه ملموس‌تر بوده و قابل اندازه‌گيری است. برای مثال افزایش زمان حفظ و نگهداری کارمندان از میانگین 10 سال به 15 سال، می‌تواند یک هدف میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد.

3- شاخص‌های کلیدی عملکرد :(KPI) شاخص‌های قابل اندازه‌گیری که نتیجه نهایی مورد انتظار را بر حسب اهداف کوتاه‌مدت خاص مانند تعداد و یا تاریخ تعریف می‌کنند. برای مثال در همان زمینه منابع انسانی، میتوان تعداد کارمندان مشارکت کننده در برنامه توسعه شغلی را یک KPI در نظر گرفت.

4- شاخص‌ها (Measure): شاخص‌ها با تعیین مراحل و نتایج کوچک‌تر برای دستیابی به اهداف کلان، از موارد فوق پشتیبانی می‌کنند.

برای روشن‌تر شدن این موضوع مثالی از سلسله مراتب KPI در بخش بازاریابی می‌زنیم. هدف کلان بخش بازاریابی می‌تواند افزایش کارآیی این بخش باشد. از طرفی بهبود نرخ تبدیل و بهینه‌سازی هزینه به ازای هر سرنخ، می‌توانند اهداف میان‌مدت باشند. KPIها و شاخصها نیز می‌توانند عواملی مانند تعداد سرنخ‌ها و هزینه هر سرنخ باشند.

شاید در ایجاد تمایز زیاد بین KPI ها و شاخص‌ها دچار مشکل شوید و نتوانید مرزی بین آن‌ها قائل شوید؛ با این وجود، آن شاخصی که برای سازمان بسیار ارزشمند و مهم است و تمام منابع انسانی به دنبال دانستن آن هستند، KPI شما است.

همانطور که از تعریف موارد بالا مشخص است، تمام آن‌ها در امتداد یکدیگر و تکمیل‌کننده یکدیگر هستند. به عبارت دیگر، اهداف میان مدت،KPI  ها و شاخص‌ها راه رسیدن به اهداف کلان را هموار می‌کنند. در واقع شاخص‌های کلیدی عملکرد با قرارگیری در داشبوردهای مدیریتی انحراف سازمان از مسیر اهداف کلان را نشان می‌دهند.

چگونه سیستم‌های هوش تجاری (BI) و داشبوردهای خود را بر مبنای KPI طراحی کنیم؟

ابتدا به صورت اجمالی اهداف کلان، میان‌مدت و کوتاه‌مدت خود را تعیین کنید. سپس به همراه تیم‌تان تلاش کنید تا تمام الزامات مورد نیاز برای تعیین دقیق شاخص‌ها را مشخص کنید؛ این شاخص‌ها باید بتوانند به دقیق‌ترین صورت بینش‌های موجود در داده‌ها را برای شما مشخص کنند. در صورت برخورد با منابع مختلف و نابرابر، خود را محدود نکنید. داشبوردهای مدیریتی شما باید قابلیت استفاده از تمام داده‌ها از جای جای سازمان را داشته باشند.

مرحله بعدی طراحی یک سیستم هوش تجاری یا داشبورد سطح بالا بر اساس KPI های مهمی است که شما و تیمهای شما انتخاب کرده‌اند. سیستم هوش تجاری شما اهداف اصلی و برنامه‌های راهبردی شما را به داده‌های عملیاتی مربوطه مرتبط خواهد کرد؛ همان داده‌های جزئی که به شما در درک ریشه شاخص‌ها کمک می‌کند. در این صورت دقیقا می‌توانید مشاهده کنید که چگونه KPI های شما با اهداف کسب‌وکارتان مرتبط می‌شوند.

چگونه میتوان KPI ها را برای تجسم و نمایش آسان کرد؟

هنگامی که KPI های خود را استخراج کردید، می‌توانید آن‌ها را با تبدیل به ابزارک‌هایی در داشبورد مدیریتی خود قرار دهید. با مرتبط کردن هر یک از KPI های با منبع داده مربوطه شروع کنید. سپس هر KPI را به فرمولی که آن شاخص را محاسبه می‌کند، تقسیم کنید. این فرمول با منبع مربوط خود که داده‌ها را از آن می‌گیرد مرتبط است؛ مانند CRM، پایگاه داده مالی و ... .

به عنوان مثال اگر KPI شما نرخ تبدیل است، شما می‌توانید اطلاعات لازم داخل CRM، مانند تعداد سرنخ‌ها را به آن مرتبط کنید. فرمول موجود، نسبت همه سرنخ‌هایی که به مرحله سفارش یا خرید رسیده‌اند به کل سرنخ‌ها را به صورت درصدی، در یک ابزارک کاربرپسند در داشبورد مدیریتی قرار می‌دهد.

پس از آنکه با فرمول‌های مختلف KPI ها را محاسبه کردید، حال باید آن‌ها را درون یک داشبورد مدیریتی قرار دهید. با ساختن یک نمونه اولیه از داشبورد شروع کنید. طرح یا مدل اولیه به منظور اطمینان از اینکه همه داده‌ها به درستی ترتیب داده شده‌اند و مطابق با نیاز افراد هستند، طراحی می‌شود. این داشبورد مدیریتی بازتابی از سلسله مراتب اهداف است که مهم‌ترین KPI در بالا آن قرار دارد KPI های مهم می‌توانند به صورت عددی یا عقربه‌ای در داشبورد نمایش داده شوند.

می‌توان در داشبوردها محدوده‌های حداقل و حداکثر را تعیین کرد و رنگ‌های مختلفی را برای هر منطقه‌ای از اعداد مشخص کرد. به عنوان مثال رنگ قرمز به عنوان کمترین حد و رنگ سبز به عنوان بهترین حالت KPI.

تا چه حد KPI ها می‌توانند جزئی باشند؟

لازم به ذکر است که در اکثر داشبوردهای مدیریتی KPI های اصلی و پشتیبانی کننده وجود دارند که قابل تفکیک هستند KPI های اصلی شاخص‌های مهمی هستند که در اکثر موارد افراد به دنبال آن‌ها هستند و KPI های پشتیبانی شاخص‌های فرعی هستند که ممکن است تشکیل‌دهنده KPI های اصلی باشند و به صورت جزئی‌تر به سوالات مخاطبان پاسخ می‌دهند.

هنگامی که قابلیت وجود KPI های پشتیبانی کننده در داشبورد وجود دارد، شما می‌توانید با استفاده از داده‌ها و KPI های پشتیبانی کننده به سوالات احتمالی ذینفعان و مخاطبان داشبورد پاسخ دهید. برای مثال ممکن است مخاطبان شما نیاز داشته باشند که روند تغییرات نرخ تبدیل را بر اساس زمان در نمودارهای خطی ببینند.

شرکت مشاوره مدیریت نویان‌تیم ارائه دهنده داشبوردهای تحلیلی است و از آنجایی که KPI ها اجزایی جدایی ناپذیر از هر داشبوردها هستند، نویان‌تیم در جهت طراحی و تعریف KPI ها اقدام نموده است. شرکت نویان‌تیم با بررسی و تدوین اهداف کلان شرکت‌ها، به طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌پردازد و با دسته‌بندی شاخص‌های مختلف در گروه‌های خاص به ترکیب مناسبی از آن‌ها در داشبوردها می‌رسند.

 

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدیآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی