چهارشنبه 13 آذر 1398
نحوه طراحی ۵ نمونه داشبورد استراتژیک کاربردی

نحوه طراحی ۵ نمونه داشبورد استراتژیک کاربردی

داشبوردهای مدیریتی می‌توانند شخصی‌سازی شوند و برای مخاطبان خاصی طراحی شوند. در این مقاله به ۵ نمونه داشبورد استراتژیک کاربردی که به ترتیب برای هیئت مدیره، تیم‌ها، عموم مردم، تیم‌هایی که داخل سازمان وجود دارند و مدیران ارشد اشاره می‌شود. داشبوردی که برای هیئت مدیره طراحی می‌شود باید دارای اطلاعات کلی از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که منعکس کننده برنامه‌های استراتژیک سازمان هستند، باشد. سرگروه آن تیم‌ها داشبوردهای استراتژیکی برای ارائه و ارزیابی تیم‌های زیردست خود طراحی می‌کنند. سازمان هایی مانند موسسات خیریه یا شهرداری‌ها که مسئولیت‌های اجتماعی بر عهده دارند از داشبورد‌های استراتژیک برای نمایش به عموم مردم استفاده می‌کنند و در آن‌ها از اطلاعات کلانی برای جلب رضایت و حمایت مردم و ذینفعان بهره می‌برند. گاهی تیم‌های درون سازمان نیز داشبورد‌های استراتژیکی برای سایر تیم‌ها طراحی کرده و در آن‌ها به جزئیات نیز اشاره می‌کنند. داشبورد استراتژیک که برای مدیران ارشد طراحی می‌شود یکی از مهم‌ترین داشبوردهای هر سازمان است. که در آن معمولاً اطلاعات بصری با وجود تعادل میان جزئیات و کلیات اطلاعات، به مدیران ارشد ارائه می‌شود.

در مقاله انواع داشبوردهای مدیریتی به‌ تفصیل در مورد داشبورد استراتژیک توضیح داده شد. داشبورد استراتژیک در واقع ابزاری است برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها نسبت به برنامه‌های راهبردی بلند مدت خود. این داشبوردها به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که دو نمونه از مهم‌ترین آن‌ها داشبورد استراتژیک مدیریت و داشبورد استراتژیک مدیر ارشد بازاریابی‌ (CMO)  است که به ترتیب برگرفته از برنامه‌های استراتژیک و راهبردهای بازاریابی شرکت‌ها هستند.

یکی از مواردی که در طراحی داشبوردهای مدیریتی اهمیت دارد، مخاطبانی است که می‌خواهند از آن استفاده کنند یا اینکه داشبورد مدیریتی برای آن‌ها ارائه شود. در این زمینه طراحان باید سوالاتی مانند اینکه مخاطبان دقیقا چه کسانی هستند، سرمایه‌گذاران، هیئت مدیر و ... یا اینکه حتی چه ویژگی‌های شخصیتی دارند و دنبال چه اطلاعاتی هستند را پاسخ دهند. طراحان داشبوردهای استراتژیک به همین منظور ۵ نمونه از داشبوردهای مدیریتی که برای گروه خاصی از مخاطبان ارائه می‌شود را طراحی می‌کنند. در ادامه نحوه کلی طراحی داشبورد هیئت مدیره، داشبورد تیم، داشبورد عمومی، داشبورد برای سایر تیم‌های سازمانی و داشبورد برای مدیر ارشد را در نویان تیم توضیح داده و در طراحی آن‌ها به شما کمک می‌کنیم.

۱- داشبورد استراتژیک برای هیئت مدیره

یکی از متداول‌ترین نوع از داشبوردهای استراتژیک، داشبوردی است که برای ارائه به هیئت مدیره نیاز است. معمولاً اعضای هیئت مدیره افراد پر مشغله‌ای هستند که بیشتر به داده‌های خلاصه شده و بصری اهمیت می‌دهند. آن‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) نگاه می‌کنند که وضعیت فعلی سازمان‌ها را نسبت به برنامه‌های راهبردی آن‌ها منعکس می‌کند. اعضای هیئت مدیره همچنین در پی پیدا کردن مسائلی هستند که کلیت سازمان را تهدید و دچار مشکل می‌کند.

فرد طراح و استفاده کننده اصلی از داشبورد استراتژیک برای هیئت مدیره که معمولاً همان مدیرعامل یا رئیس هیئت مدیره است، خود نیز اهدافی را دنبال می‌کند. او می‌خواهد بهترین اعداد KPI در داشبورد استراتژیک ظاهر شوند و نشان می‌دهد که توجه کافی به برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان داشته است. طراح نمی‌خواهد اعضای هیئت مدیره به تک تک جزئیات سازمان و عمق اطلاعات آن پی ببرند و به گونه‌ای در داده‌ها غوطه‌ور شوند که اهداف راهبردی و کلان را فراموش کنند.

۲- داشبورد استراتژیک برای تیمها

سرگروه تیم‌های موجود در سازمان‌ها نیاز دارند که به صورت جلسات ماهانه، پیشرفت در اهداف استراتژیک و پروژه‌هایی که در آن‌ها دخیل هستند را با اعضای خود در میان بگذارند و آن‌ها را بیش از پیش در استراتژی‌های خود درگیر کنند. مدیران تیم‌ها می‌دانند که بزرگترین فاکتور تعیین‌کننده در موفقیت یا عدم موفقیت استراتژی آن‌ها، اعضا تیمشان است. آن‌ها در حال کار بر روی اهداف، پروژه‌ها و KPIهای مختلف هستند که عامل اصلی حرکت سازمان رو به جلو است. همه اعضا لزوماً خود را مشارکت کننده مستقیم در استراتژی نمی‌دانند و احتمالاً درجات مختلفی از تعامل با استراتژی را به طور کلی دارند.

نتیجه اصلی اجرای داشبورد استراتژیک تیم، احتمالاً مشارکت است. داشبورد استراتژی به شما کمک می‌کند تا تیم خود را بر روی نتایج کار خود متمرکز کنید؛ به جای اینکه فقط نقش‌های خود را به صورت مکانیکی و وظیفه محور انجام دهید. در حالت ایده آل‌، داشبورد با نشان دادن دقیق نحوه کمک به استراتژی سازمان، به ایجاد انگیزه در تیم شما نیز کمک خواهد کرد. سرانجام داشبورد استراتژیک باعث می‌شود که اعضای تیم به نقاطی که نیاز به همکاری و تمرکز بیشتر دارند، پی ببرند و باعث بهبود آن‌ها شوند.

 

سرپرستان گروه‌هایی که اقدام به طراحی داشبورد‌های استراتژیک برای تیم خود می‌کنند باید به مجموعه‌ای از نکات توجه کنند. آن‌ها باید از جزئیات بیش از حد فاکتور بگیرند و بیشتر بر روی KPI ها متمرکز شوند. استفاده از اسامی اعضای تیم بر روی داشبورد‌ها باعث مسئولیت‌پذیری، توانمندسازی و انگیزش آن‌ها نسبت به کار و پیشرفت می‌شود و همچنین بایستی کار هر یک از اعضای تیم بر روی داشبورد منعکس شود که مبادا فکر کنند که به اندازه کافی برای تیم مهم نیستند.

۳- داشبورد استراتژی برای عموم

برخی از شرکت‌ها، به ویژه آن‌هایی که غیرانتفاعی هستند و مسئولیت‌های اجتماعی در جامعه دارند، در راستای افزایش شفافیت و پاسخگویی به مردم، سعی در تهیه داشبوردهایی برای عموم مردم دارند. این شرکت‌ها به خوبی می‌دانند که عامل اصلی موفقیتشان مردم هستند چرا که آن‌ها عواملی هستند که بیشترین تأثیر را بر شرکت دارند و می‌توانند مشتریان بالقوه شرکت‌ها باشند. برای مثال موسسات خیریه یا شهرداری‌ها برای تعامل بیشتر با مردم و نشان دادن موفقیت‌های خود به ذینفعان، از داشبورد‌های استراتژیک استفاده کرده و پیشرفت خود در پروژه‌ها را به مردم نشان می‌دهند. در قبال آن، اعتماد مردم و انگیزه آن‌ها برای سرمایه‌گذاری را جلب می‌کنند.

معمولاً داشبورد‌های استراتژیکی که برای عموم مردم طراحی می‌شوند، مجموعه‌ای از اخبار‌های خوب را به اشتراک می‌گذارند. به گونه‌ای شرکت‌ها با به اشتراک گذاشتن این داشبوردها و نشان دادن پیشرفت خود در پروژه‌ها، قصد دارند مردم را تحت تاثیر قرار داده و حمایت آن‌ها را جذب کنند.

باید به این نکته دقت شود که همانند داشبوردهای قبلی، مردم هم تمایلی به توجه به جزئیات پروژه‌های شما ندارند و شما باید پیشرفت‌های کلی را در قالب داشبوردها با آن‌ها در میان بگذارید. در میان مجموعه‌ای از اطلاعات که پیشرفت پروژه‌ها را نشان می‌دهند باید اطلاعاتی نیز درباره مناطقی از پروژه وجود داشته باشد که به خوبی پیش نمی‌رود تا مردم نسبت به داشبوردها اطمینان پیدا کنند. در ضمن باید به این نکته توجه شود که اسامی پیمانکاران هر پروژهKPI های مرتبط تا حد ممکن داخل داشبورد‌ها وجود داشته باشد و داشبوردها سریعاً به‌روز شده و پیشرفت‌ها در آن‌ها منعکس شوند.

برای مطالعه مقالات بیشتر در مورد داشبوردهای مدیریتی و انواع آن‌ها می‌توانید به سایت نویان‌تیم مراجعه کنید.

۴- داشبورد برای سایر تیم‌های سازمانی

در سازمان‌های بزرگ که در آن تیم‌های مختلفی در حال فعالیت می‌باشند، گاهی نیاز است یک تیم عملکرد خود را به سایر تیم‌ها گزارش دهد. مخاطبان شما در اینجا به طور بالقوه بسیار گسترده هستند. آن‌ها می‌توانند مدیران ارشدی باشد که به داشبورد شما نگاه می‌کنند تا درک کنند که این بخش از کسبوکار چگونه پیش می‌رود، ممکن است در تیمهای دیگری باشند که نسبت به شما در زمینه کاریتان تازه‌کارتر هستند یا حتی شرکت‌های مشاوره مدیریتی که می‌خواهند سازمان شما را بررسی کنند. به این ترتیب، این داشبورد به اطلاعات با سطح بالایی از جزئیات احتیاج دارد. 

شما در این نوع داشبوردها می‌خواهید به منابع انسانی درون سازمان نگاهی نسبتاً دقیق نسبت به عملکرد خود بدهید. باید دقت کنید که اطلاعات شما با جزئیات دقیق و کامل باشد تا اعتماد کامل منابع انسانی و دیگر تیم‌ها را جلب کنید و بتوانید در مشکلات از ایده‌های آن‌ها استفاده کنید. همچنین ممکن است بخواهید از این داشبورد‌ها به عنوان روشی برای جذب منابع انسانی مستعد به درون تیم خود استفاده کنید.

۵- داشبورد استراتژی برای مدیران ارشد

به یاد داشته باشید که موفقیت شخصی شما عامل اصلی موفقیت مدیران ارشد شما است. آن‌ها نیز تا حدودی مسئول ارتقای شغلی کارکنان هستند، شما را به دستیابی به نتایج عالی هدایت می‌کنند و دائماً عملکرد شما را ارزیابی می‌کنند. این نکته نیز قابل توجه است که به طور معمول فرد طراح داشبورد استراتژیک باید اطلاعاتی از ویژگی‌های شخصیتی مدیر ارشد خود داشته باشد و از آن ویژگی‌ها در طراحی داشبورد کمک بگیرد.

در این داشبورد باید اطلاعات جامعی قرار گیرد تا مدیران ارشد بتوانند با توجه به آن‌ها مسائل و خلل‌های موجود داخل سازمان را تشخیص دهند و در حل آن‌ها کمک کنند. تمرکز اصلی این داشبورد باید بر روی اهداف و مسائل باشد. به طور کلی باید شامل خلاصه‌ای از دستاوردهای شما و برنامه‌هایی باشد که در ماه‌های آینده بر روی آن‌ها تمرکز دارید. همچنین داشبوردها باید تاثیر شما بر روی استراتژی‌ها وKPI ها را نشان دهد.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی