چهارشنبه 15 آبان 1398
چه چیزهایی در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌دانید؟

چه چیزهایی در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌دانید؟

داشبوردهای مدیریتی با وجود شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) معنادار می‌شوند. مدیران ارشد سازمان‌ها برای ارزیابی عملکرد و رصد کردن موقعیت سازمان نسبت به اهداف و وضعیت مطلوب، دست به طراحی KPI ها می‌زنند. در واقع KPI ها شاخص‌های قابل اندازه‌گیری هستند که عملکرد شرکت‌ها را نسبت به برنامه راهبردی آن‌ها می‌سنجند. KPI ها ابزارهای هدایتگری هستند که انحرافات سازمان‌ها را از مسیر هدفشان مشخص می‌کنند و آن‌ها را به سمت چشم‌اندازهای سازمانی راهنمایی می‌کنند. سازمان.های چابک به دلیل استفاده و طراحی KPI های مناسب، افزایش سرعت تصمیم‌گیری مدیران را در فرایند‌های خود حس می‌کنند. در این میان به دلیل اقتضایی بودن شاخص‌های کلیدی عملکرد برای هر سازمان، نیاز است که مدیران و متخصصان سازمان‌ها KPI های مناسب هر کسب‌وکار را برای آن طراحی کنند.

اگر شما در یک سازمان مدرن، در جلسه بین هیئت مدیره و مدیران ارشد بنشینید، به ویژه در جلسات اجرایی، استراتژی یا جلسات مربوط به بررسی عملکرد، احتمالاً اصطلاح KPI را بارها و بارها می‌شنوید. اکثر مدیران می‌دانند که معنای شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator)  چیست اما اگر از آن‌ها راجع به تعریف  KPIها سوال شود، توضیحات و تعاریف زیادی را ارائه می‌دهند.

اگرچه KPI ها بسیار متداول و متنوع هستند و در شرکت‌های مدرن مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما استفاده از آن‌ها در همه سازمان‌ها رایج نیست. این در حالی است که با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توان تفاوت بزرگی در موفقیت تجارت‌ها ایجاد کرد.

تعریف KPI

به بیان ساده، شاخص‌های کلیدی عملکرد راهی برای سنجش چگونگی عملکرد شرکت‌ها، واحدهای تجاری، پروژه‌ها و افراد در رابطه با اهداف و استراتژی‌های آن‌ها، ارائه می‌دهند. KPI ها مقادیر قابل اندازه‌گیری هستند که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی خود مؤثر است.

به معنای وسیع‌تر، KPI مهم‌ترین اطلاعات مربوط به عملکرد را فراهم می‌کند که سازمان‌ها یا ذینفعان آن‌ها را قادر سازد تا درک کنند که آیا سازمان در راستای اهداف اعلام شده خود در حال حرکت است یا خیر. در این میان KPI هایی که به خوبی طراحی شده‌اند، تصویر روشنی از سطح فعلی عملکرد و وضعیت سازمان نسبت به وضعیت مطلوب آن به مدیران می‌دهند.

KPI به عنوان ابزار هدایتگر

در یک خط دریایی اقیانوس، کاپیتان و خدمه از داده‌های ناوبری هدایت کننده استفاده می‌کنند تا درک کنند که در چه موقعیتی نسبت به مسیر قایقرانی برنامه‌ریزی شده خود قرار دارند. شاخص‌هایی مانند داده‌های موقعیت مکانی GPS، سرعت، سطح سوخت یا اطلاعات آب و هوا به افراد مسئول این امکان را می‌دهند تا درک کنند که دقیقاً در کجا قرار دارند و تصمیم‌گیری‌های لازم در مورد مکان بعدی را بگیرند.

این امر دقیقاً برای شرکت‌ها هم همین است. در اینجا، KPI ها ابزارهای هدایتگری هستند که مدیران از آن‌ها استفاده می‌کنند تا بدانند که آیا تجارتشان در یک مسیر موفقیت آمیز قرار دارد یا اینکه از مسیر هدف‌ها و استراتژی‌هایشان منحرف شده است.  به بیان دیگر، KPI ها به مدیران در تعیین اهداف (سطح مطلوب عملکرد) و پیگیری پیشرفت سازمان در برابر اهداف، کمک می‌کنند.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، کسب‌وکارها نیاز به راهی دارند تا بتوانند ارزیابی کنند که در چه موقعیتی قرار دارند و آیا در جهت برنامه راهبردی خود حرکت می‌کنند یا خیر. آن‌ها باید بتوانند به سرعت خود را اصلاح کنند و با شرایط متغیر بازار سازگار شوند. اگر می‌خواهید در یک بازار شدیدا رقابتی موفق شوید، باید راهی برای اندازه‌گیری پیشرفت خود، در زمان واقعی و آنی و نه پس از رویدادن اتفاقات، پیدا کنید و اقدامات خود را مطابق آنچه KPI ها به شما می‌گویند، تطبیق دهید. همانطور که پیتر دراکر گفت: "آنچه اندازه‌گیری می‌شود، انجام می‌شود."

KPI به عنوان ابزار مهم تصمیم‌گیری

پزشکان معمولاً زمانی که با یک بیمار مواجه می‌شوند، به جای اندازه‌گیری موارد تصادفی، ابتدا روی اقدامات اصلی بهداشتی مانند اندازه‌گیری فشار خون، میزان کلسترول و ضربان قلب، به عنوان شاخص‌های اصلی سلامتی، تمرکز می‌کند. مدیران ارشد سازمان‌ها نیز می‌دانند که برای تصمیم‌گیری نیاز به اطلاعاتی در مورد ابعاد اصلی عملکرد سازمانی دارند و می‌توانند این اطلاعات را با طراحی KPI های مناسب، استخراج کنند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد ابزارهای تصمیم‌گیری مفیدی هستند. از آنجا که آن‌ها به کاهش ماهیت پیچیده عملکرد سازمان به تعداد کمی از شاخص‌های اصلی قابل کنترل کمک می‌کنند، به نوبه خود به افزایش سرعت تصمیم‌گیری مدیران، چابکی سازمان و در نهایت بهبود عملکرد سازمان منجر می‌شوند.

در سازمان‌ها، موثر‌ترین KPI ها با اهداف استراتژیک گره خورده و به پاسخگویی به مهمترین سوالات تجاری که هنگام تصمیم‌گیری برای مدیران ایجاد می‌شود، کمک می‌کنند. همچنین هنگام تدوین برنامه راهبردی، سوالات کلیدی عملکرد (KPQ) برای مدیران به وجود می‌آید که با انتخاب  KPI های مناسب می‌توان به آن‌ها پاسخ داد.

اهمیت انتخاب KPI های مناسب

در محیط چالش‌برانگیز و رقابتی امروزه، یکی از مهم‌ترین اجزای چشم‌انداز کسب‌وکارها این است که مدیران ارشد بتوانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، عملکرد سازمان را بهبود بخشند و به دنبال راه‌های جدید برای دستیابی به مزیت رقابتی سازمان باشند. هنگامی که شاخص‌های کلیدی عملکرد به درستی درک و انتخاب شوند و به طور موثر مورد استفاده قرار گیرند، ابزاری قدرتمند برای دستیابی به اهداف ذکر شده ارائه می‌دهند.

هزاران KPI وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. اما بیشتر شرکت‌ها طراحی KPI  ها را عملی بسیار دشوار می‌دانند و جمع‌آوری و بررسی داده‌ها و اطلاعات سازمان خود را در داده‌ها و اطلاعات در دسترس و آسان خلاصه می‌کنند تا از زحمت طراحی KPI ها رهایی یابند. گاهی اوقات نیز، مدیران سازمان‌ها شاخص‌های کلیدی عملکردی که به طور معمول و رایج توسط دیگر مدیران و کسب‌وکار‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند را به سادگی انتخاب می‌کنند، بدون توجه به این موضوع که آیا این KPI ها برای سازمان آن‌ها مناسب است یا خیر.

به طور کلی KPI ها، شاخص‌های اقتضایی هستند که در داشبوردهای مدیریتی نمایان می‌شوند و هر سازمانی نسبت به عملیات‌ها و فرایندهایی که دارد و همچنین نوع داشبوردی که نیاز (لینک به انواع داشبورد های مدیریتی) دارد، می‌توانندKPI ها را برای خود طراحی کند.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی