سه شنبه 19 آذر 1398
چه چیزهایی راجع به داشبورد مدیریت پروژه می‌دانید؟

چه چیزهایی راجع به داشبورد مدیریت پروژه می‌دانید؟

همانطور که می‌دانید بسیاری از سازمان‌ها و حتی افراد متخصص پروژه محور شده‌اند. در پروژه‌ها نیز مانند هر بخش و فرایند دیگری در سازمان داده‌ها و اطلاعات زیادی تولید و جابه‌جا می‌شود. بدین منظور برای راحتی و کارآمد بودن پروژه‌ها مجموعه‌ای از داشبوردهای مدیریت پروژه با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط و مناسب طراحی می‌شوند. داشبوردهای مدیریت پروژه مجموعه‌ای از اعداد و ارقام را به صورت بصری و خلاصه شده در یک صفحه منعکس می‌کنند که وضعیت کلی پروژه‌ها را نشان می‌دهد. این داشبورد‌ها مزایایی همچون ارائه داده‌های مرتبط، منسجم و متمرکز که به صورت هدفمند چیدمان شده‌اند را دارد. از ویژگی‌های داشبورد مدیریت پروژه مناسب می‌توان به قابلیت درک و استفاده خوب، کاربر پسند بودن آن، در دسترس بودن آن در رسانه‌های مختلف و مکان‌های مختلف و قابلیت سفارشی‌سازی، اشاره کرد. داشبورد مدیریت پروژه IT، داشبورد عملکرد پروژه بازاریابی و داشبورد مدیریت پروژه‌های تجاری از جمله نمونه‌های داشبورد مدیریت پروژه است.

پروژه‌ها سنگ بنای تجارت‌های موفق هستند. با وجود پتانسیل زیاد رسیدن کسب‌وکارها به موفقیت با استفاده از برنامه‌های استراتژیک مشارکتی، طبق نظر سنجی جهانی انجام شده توسط سازمان مدیریت پروژه، تنها ۵۸ درصد سازمان‌ها ارزش مدیریت پروژه و پروژه‌ها را به طور کامل درک کرده‌اند. پروژه‌ها و دانش مدیریت پروژه، به ویژه اگر با رویکرد‌های داده محور ترکیب شوند، باعث تصمیم‌گیری‌های استراتژیک موفق می‌شوند و کسب‌وکارها را به سمت پیشرفت سوق می‌دهند.

داشبورد مدیریت پروژه چیست؟

داشبورد مدیریت پروژه یک داشبورد مدیریتی داده است که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط به پروژه‌های خاص را نشان می‌دهد. داشبورد مدیریت پروژه می‌تواند معیارهای عملکرد و پیشرفت کلی پروژه را نشان دهد یا مشکلات خاصی را که نیاز به توجه بیشتر دارند را برجسته کند. این نوع داشبورد برای مدیرانی که می‌خواهند موفقیت پروژه‌ها و کمپین‌ها را کنترل کنند ایده‌آل است.

به عبارتی دیگر، داشبورد مدیریت پروژه یک پلتفرم داده محور است که با ارائه یک ترکیب مناسب از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در یک مکان مرکزی، معیارها، آمارها و بینشهای خاص را برای یک پروژه یا استراتژی خاص نشان می‌دهد. داشبورد مدیریت پروژه اطلاعات را در یک صفحه نمایش جمع‌آوری و خلاصه می‌کند و به مدیران پروژه در جهت داشتن یک مرور سریع از پیشرفت پروژه، ارزیابی عملکرد تیم و دستاوردهای آن و نقاط عطف پروژه کمک می‌کند.

داشبورد مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟

در قسمت همیار مشاوره نویان‌تیم توضیحات جامعی راجع به مزایای داشبوردهای مدیریتی برای کسب‌وکارها داده شده است. داشبوردهای مدیریت پروژه علاوه بر مزایای ذکر شده چند فایده دیگر نیز برای هر کسب‌و‌کاری دارند.

۱- ارتباط و انسجام: نکته مهم در مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه، ارتباطات است. اگر هرکسی که در یک استراتژی یا ابتکار خاص دخیل است نقش خود را درک کند، به بینشهایی که برای انجام وظایف خود در حد توان نیاز دارد، دسترسی داشته باشد و داده‌های موجود را به خوبی درک کند، احتمالاً پروژه از انتظارات و اهداف تعیین شده فراتر خواهد رفت. کار با داشبورد مدیریت پروژه که می‌تواند گزارش‌های تحلیلی گسترده‌ای ایجاد کند، فعالیتهای استراتژیک شما را با تمام این ویژگی‌های مهم بهبود می‌بخشد.

۲- داده‌های متمرکز: در دنیای دیجیتال امروز، پروژه‌ها به دلیل وجود حجم زیادی از سیستم‌ها و داده‌ها و سرعت بالای تولید داده‌ها بسیار پیچیده می‌شوند. داشبورد‌های مدیریت پروژه داده‌هایی را که کاملا مربوط به یک پروژه خاص است را ارائه می‌دهند و آن‌ها را در یک مکان مرکزی در دسترس سریع اعضا قرار می‌دهد. اعضا می‌توانند بدون سردرگمی در میان سیستم‌ها و اطلاعات مختلف به آنچه که در مورد پروژه می‌خواهند دست یابد.

۳- اطلاعات هدفمند: با کار با مجموعه‌ای از KPI های خاص که مربوط به پروژه مورد نظر است، یک داشبورد زنده امکان ردیابی، اندازه‌گیری و بهبود عملکرد شما را از ابتدا تا انتها ممکن می‌سازد. علاوه بر این، با به دست آوردن توانایی مقایسه داده‌های تصویری قابل هضم، می‌توانید روندها را مشخص کنید، در نقاط قوت سرمایه‌گذاری کنید، نقاط ضعف را شناسایی کرده و موفقیت پروژه‌های خود را به میزان قابل توجهی بهبود بخشید.

داشبورد مدیریت پروژه باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

۱- قابلیت درک و هضم: هنگامی که یک پروژه را آغاز می‌کنید، به عنوان مدیر پروژه نیاز به اطلاعات زیادی دارید که باید فوری به آن‌ها دست بیابید. داشبورد مدیریت پروژه‌ای که به خوبی طراحی شده باشد و از نظر بصری قابلیت درک داشته باشد، می‌تواند در زمان کوتاهی مدیر پروژه را نسبت به وضعیت پروژه آگاه سازد.

۲- قابلیت استفاده: ضروری است که داشبورد مدیریت پروژه کاملاً کاربر پسند باشد. نه تنها هر کسی که در تیم قرار دارد بتواند با سهولت نسبی داشبوردهای آنلاین شما را هدایت کند، بلکه نباید کادر فنی خارجی بیش از حد در پروژه و داده‌های شما مداخله کند. به طور خلاصه، هر داشبورد پروژه‌ای که به خوبی طراحی شده باشد، به همه بخش‌های تیم امکان می‌دهد با داده‌ها و KPI هایی که مهمترین نقش آن‌ها در یک پروژه را منعکس می‌کنند، بدون سر و‌ صدا کار کنند.

۳- دردسترس بودن: یکی دیگر از ویژگی‌های مهم داشبورد مدیریت پروژه، در دسترس بودن و قابلیت انتقال است. داشبورد مدیریت پروژه قوی دسترسی کاربران خود را در انواع رسانه‌ها، از دسکتاپ گرفته تا اپلیکیشن تلفن همراه، به صورت 24 ساعته و در تمام روزهای هفته بدون توجه به اینکه در کدام نقطه از جهان هستید به صورت بهینه فراهم می‌کند.

۴- سفارشی‌سازی: در انتها، ضروری است که داشبورد مدیریت پروژه شما کاملاً قابل تنظیم باشد. با شخصی‌سازی داشبورد مدیریت پروژه می‌توانید KPI ها، خدمات، سیستم‌ها و طرح‌هایی که بیشتر برای شما سودآور است و مربوط به پروژه شما می‌شود را در داشبورد مدیریت پروژه خود طراحی و تنظیم کنید.

۳ نمونه از مهترین داشبوردهای مدیریتی

۱- داشبورد مدیریت پروژه IT

داشبورد مدیریت پروژه IT یک داشبورد استراتژیک بسیار خاص است که بر فناوری اطلاعات متمرکز است. صرف نظر از صنعت یا بخش شما، اگر مسئولان ارشد اطلاعات (CIO) بخواهند ارزش بیشتری را به شما ارائه دهند و تأثیر قابل توجهی در کسب‌وکار داشته باشند، باید با اولویتهای استراتژیک اصلی شرکت مطابقت داشته باشند. برای دستیابی به این هدف، داشبورد مدیریت پروژه IT، ابزارهایی با ارزش را ایجاد می‌کند. شاخص‌های کلیدی عملکرد در داشبورد مدیریت پروژه IT باعث می‌شوند که اجزای فناوری اطلاعات ارتباطات منسجم‌تر و بهتری با یکدیگر داشته باشند و وظایف و بارهای کاری داخل سازمان به خوبی تقسیم شوند KPI .ها به مرور منجر می‌شوند که IT درون سازمان کارآمدتر شود و در هزینه‌های آن صرفه‌جویی شود.

برخی از KPI های موجود در داشبوردهای مدیریت پروژه IT عبارتند از KPI تحویل بودجه که طریقه مصرف بودجه در پروژه و مقدار بودجه باقی مانده را نشان می‌دهد و مصرف آن را موثرتر و کارآمدتر می‌کند و KPI میانگین زمان دستیابی به اهداف که بینش ارزشمند در مورد چگونگی انجام پروژه در بازه زمانی و تاریخ تحویل و مهلت پروژه را ارائه می‌دهد.

۲- داشبورد عملکرد پروژه بازاریابی

بدون برنامه راهبردی بازاریابی مؤثر و هدفمند، تجارت شما هرگز رشد و تکامل نمی‌یابد. داشبورد عملکرد پروژه بازاریابی به طور خاص بر ابتکارهای تبلیغاتی سازمان شما برای آژانس‌های تبلیغاتی متمرکز است. آژانس‌ها همچنین می‌توانند ضمن ایجاد گزارش‌های جامع بازاریابی مورد استفاده در این صنعت پرشتاب، از آن برای نظارت و مدیریت عملکرد کمپین‌های بازاریابی و پروژه‌ها برای مشتری خود استفاده کنند. داشبورد عملکرد پروژه بازاریابی یک داشبورد پروژه ارزشمند است زیرا مستقیماً به قلب کارآیی تبلیغات، قابلیت‌های تعامل با مشتری، میزان مشارکت و نرخ کلیک و نرخ تبدیل از طریق کمپین‌های تبلیغاتی شما می‌رسد.

داشبورد عملکرد پروژه بازاریابی ابزاری بسیار ارتباطی و سازمانی برای تیمهای بازاریابی است زیرا دائماً با قطعات متحرک در محیطی کار می‌کنند که نیاز به توجه مداوم دارند. این داشبورد بازاریابی یک نمای کلی ایده‌آل از کلیه داده‌های عملکرد کمپین شما در هر کانال بازاریابی را ارائه می‌دهد. علاوه بر این، تمام اطلاعاتی را که شما برای برنامه‌ریزی بودجه‌بندی نیاز دارید تا بودجه بازاریابی خود را با آگاهانه‌ترین و راهبردی‌ترین روش مصرف کنید، نشان می‌دهد.

برخی از KPI های این داشبورد عبارتند از نرخ کلیک (CTR) که در آن به روشنی بازدهی تبلیغات و بنرهای تبلیغاتی مشخص می‌شوند؛ KPI هزینه برای هر کلیک (CPC) نشان می‌دهد که میزان هزینه‌های مختلف تبلیغاتی شما در هر کانال چقدر است.

۳- داشبورد مدیریت پروژه‌های تجاری

داشبورد مدیریت پروژه‌های تجاری شرکت‌های به ویژه بزرگ و شلوغ را در مسیر برنامه‌های راهبردی خود نگه می‌دارد. این داشبورد می‌تواند برای تیم‌های فروش یا مدیران و مدیران ارشد استفاده شود. مهم است که مسائل و قابلیت‌های مالی را برای هر پروژه تجاری پیگیری کنید، در واقع توجیه‌پذیری اقتصادی هر پروژه را بررسی کنید، فرصت ها را ببینید و اطمینان حاصل کنید که پروژه در توان مالی شرکت‌ها قرار می‌گیرد. داشبورد مدیریت پروژه‌های تجاری به شما در انجام همه این اعمال کمک به سزایی می‌کند.

اگر می‌خواهید همه پروژه‌های شما از اهداف شما پیشی بگیرند و کسب‌وکار شما را به سمت ارتفاعات جدید سوق دهند‌، داشبورد مدیریت پروژه بدون شک و همان راه پیشروی است. قدرت فن‌آوری مدیریت پروژه را درک کنید تا اتفاقات بسیار خوبی برای شما و کسب‌وکارتان رخ دهد. قطعا شرکت‌های مشاوره مدیریت و مشاوران مدیریت حرفه‌ای به شما در رسیدن به قله‌های موفقیت و استفاده از فناوری‌های مختلف با دید گسترده خود کمک می‌کنند.

 

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی