جمعه 17 آبان 1398
چگونه می‌توانیم برای کسب‌وکار خود KPI مناسب طراحی یا انتخاب کنیم؟

چگونه می‌توانیم برای کسب‌وکار خود KPI مناسب طراحی یا انتخاب کنیم؟

مدیران می‌دانند که KPI ها از ملزومات داشبوردهای مدیریتی هستند و نسبت به اهمیت آن‌ها در کسب‌وکار واقف‌اند. برای شروع طراحی و یا انتخاب KPI های مناسب کسب‌وکار، ابتدا باید نسبت به استراتژی‌ها و برنامه‌های راهبردی کسب‌وکار خود، درک کاملی داشته باشید و بتوانید سوالات کلیدی عملکردی (KPQ) را طراحی کنید که بتوانند زمینه‌های شاخص‌های شما را مشخص کنند. در همین راستا برای پاسخ به این سوالات باید داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را به صورت ذهنی متصور شوید و پس از آن با اطلاعات موجود داخل سازمان خود مقایسه کنید. در این میان اطلاعات گمشده‌ای را می‌یابید که در سازمان شما وجود ندارد و برای طراحی KPI ها به آن‌ها نیاز دارید. برای جمع‌آوری داده‌ها باید روش و دفعات اندازه‌گیری مناسبی را تعیین کنید و پس از آن به طراحی KPI ها بپردازید. نکاتی که در این میان وجود دارد این است که منابع انسانی شما باید درک کاملی از KPI ها داشته باشد و میان KPI ها ارتباطات منطقی ایجاد کرده باشید تا کارکنان بتوانند روندهای موجود بین داده‌ها را بیابند. در نهایت مانند هر عمل مدیریتی دیگر، KPI ها نیز باید ارزیابی شوند که آیا به بهبود عملکرد سازمان منجر می‌شوند یا خیر.

حتما این را می‌دانید که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در کسب‌وکار شما بسیار اهمیت دارند. اما، زمانی که به مرحله استفاده می‌رسند، فقط KPI هایی مناسب و کارا هستند که به درستی طراحی یا انتخاب شده‌اند. در طراحی و انتخاب KPI مناسب باید به موارد زیادی توجه کرد؛ برای مثال مدل کسب‌وکار سازمان، صنعت و حتی بخشی که در آن فعالیت می کند، بر نوع KPI مورد نیاز تاثیرگذار است.

۱- با استراتژی شروع کنید.

شما همیشه باید با استراتژی شروع کنید. در صورت در نظر نگرفتن برنامه راهبردی کسب‌وکار خود، هنگام طراحی KPI با لیستی طولانی و دلهره آور از شاخص‌های احتمالی که باید اندازه بگیرید، روبه‌رو می‌شوید که ممکن است شما را سردرگم کند. بنابراین، استراتژی‌ شما به عنوان نقطه شروع برای طراحی KPI ها مناسب است. در این میان شما باید مشخص کنید که کدام یک از اهداف استراتژیک سازمان خود را می‌خواهید بسنجید. در این صورت اهداف شما باید واضح و روشن باشند و تا جایی که امکان دارد، ساده و کوتاه باشند.

۲- سؤالاتی را که باید به آن‌ها پاسخ دهید، مطرح کنید.

پیوند KPI ها با استراتژی، فوراً تمرکز شما را تشدید می‌کند و KPI های مربوطه را واضح‌تر می‌کند. شناسایی سوالات کلیدی عملکرد (KPQ) نیز تمرکز شما را بیشتر می‌کند، زیرا سوالات زمینه شاخص‌ها را مشخص می‌کنند.

هنگام طراحی و انتخاب KPI ها، همیشه سوالات کلیدی عملکرد را برای کسب‌وکار خود طرح کنید KPQ .ها باعث می‌شوند که شاخص‌های کلیدی عملکردی که بیشترین کاربرد را برای شما دارند، تشخیص بدهید. به عنوان مثال اگر قصد دارید با تمرکز روی سودآورترین مناطق کسب‌و‌کار خود و تدوین برنامه راهبردی ساده برای آن مناطق، درآمد خود را افزایش دهید، می‌توانید این سوال را بپرسید که «سودآوری ما از کجاست و کدام فرایند داخل سازمان نرخ بازگشت سرمایه بالاتر یا پایین‌تری دارد؟».

حال با در نظر گرفتن استراتژی‌ها و سوالات،KPI  هایی را طراحی می‌کنید که نه تنها به برنامه راهبردی کسب‌و‌کارتان مربوط می‌شود، بلکه پاسخی به تمام سوالات خاص شما ارائه می‌دهد که می‌تواند حتی روی استراتژی شما نیز تاثیر گذار باشد.

۳- داده‌های مورد نیاز خود را بیابید.

زمانی که می‌دانید به چه سوالاتی پاسخ دهید، باید به دنبال داده‌ها، اطلاعات و منابعی باشید که در پاسخ به این سوالات مورد نیاز هستند. این داده‌ها کم و بیش همان داده‌هایی هستند که شما انتظار دارید KPI ها برای پاسخ به سوالات کلیدی عملکرد (KPQ)، به شما بدهند. شما باید این داده‌ها را فارغ از دنیای واقعی و به صورت ایده‌آل متصور شوید چرا که در صورت توجه به داده‌هایی که صرفا داخل سازمان هستند، ذهن شما دچار محدودیت می‌شود.

۴- تمام داده‌های موجود را ارزیابی کنید.

زمانی که شما برای پاسخ به سوالات کلیدی عملکرد خود از داده‌های ایده‌آل، بدون توجه به داده‌های موجود داخل سازمان، استفاده کردید، حال می‌توانید این دستاوردها را با داده‌های واقعی داخل سازمان مقایسه کنید. در این صورت متوجه می‌شوید که داده‌های گمشده کدام هستند. شما باید از خود بپرسید که چه تغییرات و اعمالی را باید انجام دهید تا داده‌های جمع‌آوری شده با استراتژی‌های شما در ارتباط باشد و بتواند به طور کامل سوالات کلیدی عملکرد را پاسخ دهد. حال با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده و گمشده، KPQ ها و استراتژی‌های سازمان می‌توانید KPI ها را ارائه دهید.

نکته قابل توجهی که درباره داده‌های گمشده وجود دارد این است که گاهی در برخی از بخش‌های سازمان، کارمندان و مدیران برخی از داده‌ها را به طور ناخواسته جمع‌آوری کرده‌اند و متخصصانی که در حال طراحی و انتخاب KPI ها هستند، فقط لازم است که آن‌ها را پیدا کنند.

۵- تعیین روش و دفعات اندازه‌گیری مناسب

دانستن آنچه شما نیاز دارید یک چیز است، دستیابی و اندازه‌گیری آن اطلاعات چیز دیگری است. یافتن یک روش مناسب سنجش بسیار مهم است. بنابراین، هنگامی که شما می‌دانید چه اطلاعاتی را برای جمع‌آوری نیاز دارید، برای بدست آوردن آن باید روش اندازه‌گیری مناسب را پیدا کنید.

همیشه ترجیح داده می‌شود که زمان اندازه‌گیری را با نحوه و زمان استفاده از داده‌ها در سازمان تراز کنید‌، زیرا همه داده‌ها دارای تاریخ انقضا هستند. این بدان معناست که زمان اندازه‌گیری باید مطابق با زمان گزارش باشد. اگر اینگونه نباشد، ممکن است داده‌ها تأثیر و یا اهمیت خود را از دست بدهند. به عنوان مثال، اگر داده‌های تحقیقات بازاریابی را از طریق پیمایش در تابستان جمع‌آوری کرده و به عنوان یافته‌های زمستان گزارش دهید، این یافته‌ها اغلب دیگر کارایی ندارند به ویژه اگر در صنعتی مانند صنعت پوشاک باشد.

۶- اطمینان حاصل کنید که KPI ها توسط منابع انسانی شما درک می‌شوند.

ضروری است که همه افراد در کسب‌وکار شما از آنچه می‌خواهید به دست بیاورید مطلع شوند، و نحوه پیشرفت در مورد این دستاوردها را بدانند. KPI ها باید بخشی از فرایند تصمیم‌گیری را برای هر کارمند تشکیل دهند و همه باید بتوانند به این سؤال پاسخ دهند که "آنچه امروز من انجام می‌دهم چگونه بر KPI ها تأثیر خواهد گذاشت؟" بنابراین باید اطمینان داشته باشید که همه می‌دانند چگونه معیارهایی که طراحی می‌کنید با اولویت‌های استراتژیک شما مرتبط هستند. همچنین اینکه کارمندان شما بدانند که گزارشات آن‌ها برای چه کاربری استفاده می‌شود، هم دقت اطلاعات و هم انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد.

۷- میان KPI ها ارتباط برقرار کنید.

باید سعی کنید به بهترین شکل ممکن بین KPI های خود ارتباط برقرار کنید. بسیاری از KPI ها در گزارش‌های طولانی و پر از شماره یا جداول منعکس شده‌اند. مخاطبان و مدیران گزارش‌های بیش از حد طولانی را نمی‌خوانند و به آن‌ها اهمیت نمی‌دهند و یا این که نمی‌توانند با استفاده از آن‌ها تصمیم‌گیری مناسبی انجام دهد. شما با ایجاد ارتباط بین KPI ها، روند‌ها و تغییرات در داده‌ها را به وضوح مشخص می‌کنید. جذابیت و وجود ارتباط منطقی بین KPI ها باعث می‌شود که مدیران و استفاده کنندگان داشبوردهای مدیریتی تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند.

8- KPI های خود را مرور کنید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها به بهبود عملکرد کمک می‌کنند.

اگر یک KPI مفید نباشد، نه تنها به مدیران و کارمندان در تصمیم‌گیری بهتر کمک نمی‌کند، بلکه آن‌ها را سردرگم و دچار اشتباه می‌کند. لازم است KPI های طراحی شده را به طور مداوم مورد بررسی قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها واقعاً کارا هستند و زمان و پول زیادی را برای دستیابی به KPI های بی‌فایده هدر ندهید.

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی