چهارشنبه 27 آذر 1398
۱۶ شاخص کلیدی عملکرد(KPI) ضروری برای داشبورد مدیریت پروژه

۱۶ شاخص کلیدی عملکرد(KPI) ضروری برای داشبورد مدیریت پروژه

داشبورد مدیریت پروژه نیز همانند دیگر داشبوردها نیاز به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) دارد که مخاطبان و استفاده کنندگان از آن بتوانند به‌خوبی عملکرد پروژه خود را ارزیابی کنند. در این مقاله مجموعه ای از ۱۶ KPI ضروری برای داشبورد مدیریت پروژه بررسی می‌شوند که به صورت عملی در داشبوردها مورد استفاده قرار می‌گیرند و عملکرد و بهره‌وری پروژه‌ها را نسبت به برنامه‌های استراتژیک نشان می‌دهند. این KPI ها در زمینه‌های ارزش پروژه، درآمد و نرخ بازگشت سرمایه پروژه، زمانبندی و ... هستند.

شاخصهای کلیدی عملکردِ (KPI) پروژه‌ها، شاخص‌های قابل اندازه‌گیری هستند که به ردیابی و ارزیابی عملکرد پروژه کمک می‌کنند. برای اطمینان از اتمام به موقع پروژه‌ها، مدیران پروژه باید بر روند کار تیم خود درک و نظارت داشته باشند و پروژه را به سمت برنامه‌های استراتژیک بلند مدت سوق دهند. سریعترین راه برای به دست آوردن یک نمای کلی از عملکرد پروژه، استفاده از داشبورد مدیریت پروژه با KPI های مناسب است.

برای ایجاد داشبورد مدیریت پروژه کارامد باید دست به طراحی KPI های قابل اندازه‌گیری بزنیم. تدوین لیست جامع KPI های عملیاتی که قابل اجرا باشند، فعالیتی یک ساعته نیست.

نویان‌تیم مجموعه‌ای از ۱۶ KPI ضروری برای داشبوردهای مدیریت پروژه را برای شما جمع‌آوری و شرح داده است.

۱- KPI ارزش برنامه‌ریزی شده پروژه (PV)

به این متریک همچنین به عنوان هزینه بودجه‌بندی شده برنامه کاری (BCWS) نیز گفته می‌شود. ارزش برنامه‌ریزی شده پروژه (PV) هزینه تخمینی برنامه‌ریزی شده برای فعالیتهای پروژه شما از تاریخ شروع آن است. با استفاده از این KPI می‌توانید متوجه شوید که آیا پروژه شما طبق برنامه پیش می‌رود یا در حال حاضر بخش بیشتری از بودجه خود را نسبت به زمان‌بندی انجام شده برای آن خرج کرده‌اید.

PV توسط این دو فرمول قابل محاسبه می‌شود:

PV = (ساعت‌های باقی مانده برای پروژه) X (دستمزد هر ساعت کارمند پروژه)

PV = (درصد کارهای برنامه‌ریزی شده باقی مانده برای انجام) X (بودجه پروژه)

به عنوان مثال تصور کنید که یک پروژه یک ساله با کل بودجه برنامه‌ریزی شده ۱۰,۰۰۰ دلار داشته باشید. اگر روی برنامه پیش رفته باشید پس از ۹ ماه، ۷۵ درصد از فعالیت‌های پروژه را تکمیل کرده‌اید و ۲۵ درصد از آن باقی مانده است، ۲۵ درصد ۱۰,۰۰۰ دلار معادل ۲۵۰۰ دلار است. که به این معنی است که ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) این پروژه در این مرحله ۲۵۰۰ دلار است.

۲- KPI هزینه واقعی پروژه (AC)

KPI هزینه واقعی همچنین به عنوان هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) شناخته می‌شود. این KPI نشان می‌دهد که تا به امروز چقدر پول برای یک پروژه خرج کرده‌اید. فرمولی برای محاسبه هزینه واقعی پروژه وجود ندارد، فقط باید تمام هزینه‌های مربوط به پروژه را که قبلا استفاده کرده‌اید را اضافه کنید. بودجه پروژه با توجه به ساعات برنامه‌ریزی شده برای آن محاسبه می‌شود؛ بنابراین برای محاسبه هزینه حقوق و دستمزد، منابع و ... می‌توان از زمانی که برای انجام پروژه صرف شده، استفاده نمود.

۳- KPI ارزش کسب شده پروژه (EV)

این شاخص کلیدی عملکرد همچنین تحت عنوان هزینه بودجه‌بندی شده کار انجام شده (BCWP) نیز نام گرفته است. EV ، بودجه مصوب را برای کلیه فعالیتهای پروژه انجام شده را در یک تاریخ مشخص نشان می‌دهد. این KPI نشان می‌دهد که شما واقعا چه میزان کار برنامه‌ریزی شده انجام داده‌اید و بودجه این دستاوردها چقدر است. به طور کلی مقدار درآمد پروژه را نشان می‌دهد.

۴- KPI نرخ بازگشت سرمایه (ROI)

KPI نرخ بازگشت سرمایه نشان‌دهنده سودآوری یک پروژه نسبت به سرمایه است که برای آن تخصیص داده می‌شود و در واقع نشان می‌دهد که آیا مزایای یک پروژه از هزینه‌های آن فراتر رفته است یا خیر. باید به این نکته دقت شود که برای بررسی مناسب بودن ROI یک پروژه، زمان آن یا به عبارتی بلندمدت و کوتاه‌مدت بودن آن حائز اهمیت است؛ زیرا معمولا پروژه‌هایی که به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند، در اوایل ROI منفی دارند و این به هیچ وجه نشان دهنده نامطلوب بودن آن‌ها نیست و به گونه‌ای با برنامه‌های راهبردی و چشم‌اندازهای هر شرکت ارتباط دارد.

۵- KPI واریانس هزینه (CV)

KPI واریانس هزینه نشان می‌دهد که آیا هزینه تخمینی پروژه شما پایین‌تر از حد پایه برنامه‌ریزی شده است یا خیر. برای محاسبه این KPI، بودجه برنامه‌ریزی شده را با بودجه واقعی در یک زمان معین مقایسه کنید. هنگام اندازه‌گیری متغیر هزینه، به راحتی می‌توانید متوجه شوید که فراتر از بودجه مصوب خود هستید یا خیر.

۶- KPI شاخص عملکرد هزینه (CPI)

شاخص عملکرد هزینه، نسبت بودجه برنامه‌ریزی شده به آنچه که در واقع برای انجام پروژه صرف کرده‌اید، است. این KPI به شما کمک میکند که متوجه شوید که تا چه اندازه از برنامه تأیید شده عقب مانده یا جلوتر هستید. از آنجا که شاخص عملکرد هزینه، ارزش نسبی کار انجام شده را نشان می‌دهد، می‌توان آن را به عنوان شاخص بهره‌وری در هزینه پروژه مشاهده کرد.

۷- KPI هزینه مدیریت فرایندها

KPI هزینه مدیریت فرایندها را به داشبورد مدیریتی خود اضافه کنید تا یک مرور کلی از زمان و منابع صرف شده برای نظارت و مدیریت پروژه داشته باشید. اگر هزینه مدیریت فرایندها خیلی زیاد به نظر برسد، ممکن است نشانگر این باشد که مدیر پروژه ناکارآمد است. از طرف دیگر، اگر هزینه‌های مدیریت خیلی پایین باشد، به این معنی است که ممکن است کار تیمی شما از سازماندهی ضعیفی برخوردار باشد؛ در این باره می‌توانید از خدمات مشاوره مدیریت شرکت‌های مشاوره مدیریت استفاده کنید. البته این طبیعی است که تیم وقت خود را برای جلسات پروژه بگذارد و اطمینان حاصل کند که همه برای یک هدف تلاش می‌کنند.

۸- KPI ساعات برنامه‌ریزی شده در مقابل وضعیت واقعی

نظارت بر این KPI در داشبورد مدیریت پروژه نشان می‌دهد که چند ساعت کار برای فرایندهای پروژه در مقایسه با زمان برنامه‌ریزی شده، صرف گردیده است. می‌توانید این متریک را در دوره‌های زمانی مختلف اعمال کنید و چندین مرحله پروژه را با یکدیگر مقایسه کنید. اگر مقدار واقعی ساعات صرف شده بسیار بالاتر از زمان تعیین شده باشد، زمان آن است که دوباره زمان تعیین شده برای پروژه را تخمین بزنید یا اینکه قسمتی از پروژه خود را بهینه می‌کنید.

۹- KPI وظایف پروژه به تأخیر افتاده در مقابل مهلت مقرر

توسط این KPI فرایندهایی که نسبت به مهلت مقرر به تأخیر افتاده‌اند را رصد کنید. در واقع این KPI نسبت پروژه‌هایی که در مهلت مقرر خود انجام نشده‌اند به پروژه‌هایی که به طور کامل به پایان رسیده‌اند را نشان می‌دهد.

۱۰- KPI واریانس زمان‌بندی پروژه (SV)

KPI واریانس زمان‌بندی پروژه نشان می‌دهد که پروژه شما به چه میزان از برنامه بودجه‌بندی پروژه نسبت به زمان، جلو یا عقب افتاده است. به عبارتی شما مقدار بودجه‌ای که برنامه‌ریزی کرده‌اید تا زمان مشخصی مصرف کنید را از مقدار بودجه‌ای که در واقعیت تا آن زمان مصرف کرده‌اید، کم می‌کند. اگر مبلغ منفی باشد به این معنی است که شما موفق شده‌اید بیشتر از آنچه پیش‌بینی کرده‌اید به دست بیاورید.

۱۱- KPI عملکرد برنامه (SPI)

KPI عملکرد برنامه شبیه به بسیاری از KPI های قبلی است‌، با این تفاوت که ارزش این متریک همیشه نزدیک به ۱ است. برای محاسبه KPI عملکرد برنامه، مقدار درآمد پروژه (EV) را بر مقدار برنامه‌ریزی شده (PV) تقسیم کنید. اگر این متریک کمتر از یک باشد، نشان می‌دهد که پروژه به طور بالقوه عقب مانده است و اگر بیشتر از یک باشد، نشان می‌دهد که پروژه از برنامه جلوتر است.

۱۲- KPI نقاط عطف از دست رفته

KPI نقاط عطف از دست رفته نشان می‌دهد که آیا شما ظرفیت‌های خود را بیش از حد ارزیابی کرده‌اید و درحال عقب افتادن از برنامه هستید یا اینکه به درستی و مرتب پیش می‌روید و هیچ نقطه عطفی را از دست نمی‌دهید. باید در نظر داشته باشید که از دست دادن چند نقطه عطف پرسود در هنگام پروژه موردی ندارد و می‌توان آن‌ها را استثنا در نظر گرفت اما نباید به طور دائم اتفاق بیفتند. اگر دائماً در حال از دست دادن آن‌ها هستید باید کل فرایند پروژه را دوباره مرور کنید.

۱۳- KPI وظایف انجام شده

برای اینکه نگاه دقیق‌تر و گزارش دقیق‌تری نسبت به پروژه و مرحله‌ای که پروژه در آن قرار دارد داشته باشید، می‌توانید از KPI وظایف انجام شده استفاده کنید و مقدار هر یک از وظایف داخل پروژه که به مرحله انجام رسیده‌اند و زمان موجود برای انجام وظایف را در آن وارد کنید.

۱۴- KPI استفاده از منابع

در حالی که اکثر KPI های مدیریت پروژه که قبلا ذکر شده‌اند، نحوه عملکرد پروژه شما در حال حاضر را نشان می‌دهند‌،KPI  استفاده از منابع مقدار استفاده از منابع توسط تیم شما در هر کاری اعم از کارهای همراه با درآمد و عایدی مانند وظایف مربوط به اصل پروژه و کارهای هزینه‌بر مانند جلسات پی‌درپی با مشتریان بالقوه را نشان می‌دهد.

۱۵- KPI پروژه های به موقع تکمیل شده

اگر مرتبا چندین پروژه را اداره می‌کنید، این KPI در داشبورد مدیریت پروژه شما ضروری است. این KPI تعداد پروژه‌های تکمیل شده در زمان موعود نسبت به آن‌هایی که مهلتشان گذشته است را نشان می‌دهد. اگر تیم شما نمی‌تواند این درصد را بیش از ۸۰ نگه دارد، وقت آن است که اعضای جدیدی را استخدام کنید یا اینکه پروژه‌های کمتری را از مشتریان بپذیرید.

۱۶- KPI پروژه‌های لغو شده

KPI پروژه‌های لغو شده به طور مشابه با KPI قبلی، توسط تیم‌ها و شرکت‌هایی که مرتبا پروژه‌های جدیدی را دریافت می‌کنند، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین تعداد پروژه‌های لغو شده نشان‌دهنده توانایی یک شرکت برای برنامه‌ریزی‌های آینده بوده و مبنایی برای پیش‌بینی اینکه آیا یک پروژه سودآور خواهد بود و آیا تیم پروژه به اندازه کافی برای دستیابی به تمام اهداف پروژه صلاحیت دارد، است. این نکته قابل توجه است که شرکت‌ها باید تلاش کنند که پروژه‌هایی که احتمال فسخ و شکست آن‌ها وجود دارد را کمتر بپذیرند.

 

منبع: همیار مشاور نویان

پدیدآورنده: وحید آقابابایی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی