چهارشنبه 10 مهر 1398
اصول مهمی برای مدیران در تدوین برنامه‌زمانی مناسب کاری

اصول مهمی برای مدیران در تدوین برنامه‌زمانی مناسب کاری

آیا تلاش می‌کنید تا مدیر خوبی باشید و در عین حال احساس می‌کنید که زمان کافی برای اداره مناسب امور را در اختیار ندارید؟ تفکری که مدیریت شایسته را معادل انجام امور خارج از محدوده تعهدات روزانه می‌داند فراموش کنید. این تفکر تله‌ای است که بسیاری از مدیران را در خود گرفتار می‌کند. بر خلاف آنچه ذکر شد، چگونگی رهبری و مدیریت شما و هچنین زمانی که به این کار اختصاص می‌دهید، اهمیت بسیار بیشتری دارند.

بطور کل، شما در مواجهه با اتفاقات دو حالت را تجربه می‌کنید: یا اینکه خودتان اتفاقاتی که باید رقم بخورد را برنامه‌ریزی می‌کنید، یا تنها شاهد اتفاقاتی هستید که می‌افتد و گیج و حیران از کنار آن‌ها میگذرید. پس چه بهتر که با برنامه‌ریزی، از غافلگیر شدن خود جلوگیری کنید. سه راهکاری که به شما کمک می‌کند تا در حداقل زمان، امور را به بهترین نحو مدیریت کنید، عبارتند از:

راهکار اول: زمان مرده را به زمان مفید تبدیل کنید.

در طی روز در پی یافتن زمان‌هایی برای گفت‌و‌گو با دیگران باشید و این ساعات و دقایق را به فرصت‌هایی برای رهبری و مدیریت امور تبدیل کنید. به عنوان مثال؛ هنگام خارج شدن از مکان برگزاری جلسه، دو دقیقه از زمان خود را به دریافت بازخورد مستقیم نسبت به عملکرد خود درباره جلسه و مسائل مطرح در آن اختصاص دهید.

راهکار دوم: به دفتر و یا میز کار همکاران خود به عنوان یک مدیر سر بزنید.

روزی یک‌بار از پشت میز بلند شوید و نزد یکی از همکاران خود که مدتی است که با او صحبت نکرده‌اید، بروید. دو دقیقه وقت خود را به جویا شدن از فعالیت‌های او اختصاص دهید.

 

همین بازدید‌های کوچک، باعث می‌شود تا همکار شما یا کارمندان احساس کنند که خود و کاری که انجام می‌دهند برای شما قابل احترام و مهم هستند و نیازی به برقراری جلسات طولانی مدت برای بیان این موضوعات نیست.

راهکار سوم: به کارکنان خود نشان دهید که به پیشرفت آن‌‌ها اهمیت می‌دهید.

هر روز برای دو نفر از کسانی که در طی روز با آن‌ها ملاقات داشته‌اید، پست الکترونیکی ارسال کنید و نظرات خود را پیشاپیش با آن‌ها در میان بگذارید. کارکنانی که احساس کنند مدیران در تلاش برای پیشرفت مهارت‌های آن‌ها هستند؛ بر میزان مشارکت و دلبستگی خود بر کار می‌افزایند.

با برنامه‌ریزی مناسب، بهره‌وری خود را افزایش دهید.

در جهانی زندگی می‌کنیم که سرشار از انتظارات و آشفتگی‌ها است. تنظیم برنامه‌زمانی به شما کمک می‌کند تا بدون فراموش کردن هیچ‌ کدام از برنامه‌ها، به درستی آن‌ها را انجام دهید و به این ترتیب سکویی برای پیشرفت در میزان بازدهی و بهره‌وری خود ایجاد کنید. سه نکته مهم جهت تدوین برنامه‌‌زمانی مناسب عبارتند از:

نکته اول: فهرستی از وظایف روزانه خود تهیه کنید.

علاوه بر اینکه باید بدانید دقیقاً در پست خود، مسئولیت چه کارهایی بر عهده شما است، تمامی کارهایی را که باید در روز انجام دهید و آنچه بدان نیاز دارید را نیز باید به صورت یک فهرست گردآوری کنید. نوشتن این فهرست به شما کمک می‌کند تا ذهن خود را آزاد کنید و بتوانید بدون مزاحمت در امور و وظایفی که در حال انجام آن هستید، تمرکز کنید تا سپس آن را به مرحله اجرا، ارزیابی و اصلاح برسانید.

نکته دوم: اولویت فهرست برنامه‌ها را به فعالیت‌های مهم‌تر اختصاص دهید.

هر روز قبل از ترک محل کار، درباره مهم‌ترین کاری که فردا باید به آن‌ها رسیدگی شود فکر کنید. بهتر است این کار را در ابتدای روز کاری انجام دهید؛ زیرا در ساعات اولیه روز از انرژی بیشتری برخوردار هستید و عواملی که ممکن است حواس شما را پرت کند یا ذهن‌تان را مشغول کند، در کم‌ترین حد خود قرار دارند.

نکته سوم: برنامه‌‌زمانی لازم برای انجام امور غیراضطراری را تنظیم کنید.

گرفتار شدن در زیر فشار کار روزانه بسیار متداول است. زمان معینی را به انجام اموری که ممکن است نادیده گرفته شوند اختصاص دهید. برخی از این امور عبارتند از: نوشتن، تفکر خلاق و ایجاد روابط با دیگران.

فهرست وظایف روزانه خود را طبق برنامه انجام دهید.

نظم بخشیدن به وظایف گاه بسیار دشوار است. توجه به نکات زیر به شما کمک می‌کند تا امور روزانه خود را به بهترین شکل انجام دهید.

قبل از فرارسیدن ظهر، بخش عظیمی از وظایف خود را انجام دهید.

آمارها نشان می‌دهد که احتمال برنده شدن گروهی که در نیمه نخست زمان، بیشتر وظایف خود را انجام می‌دهند بیشتر است. به طور مثال؛ اگر حداقل سه وظیفه خود را قبل از فرارسیدن ظهر انجام دهید، با لذت و فراغ بال بیشتری می‌توانید به انجام وظایف خود ادامه دهید.

پروژه‌ها را به ترتیب زمان‌بر بودن اولویت‌بندی کنید.

هر یک از پروژه‌های خود را به چند مرحله تقسیم کنید. مراحل طولانی‌تر را ابتدا انجام دهید و مطمئن شوید که هر مرحله از مرحله قبلی خود کوتاه‌تر است. اگر انجام مراحل طولانی را به پایان روز موکول کنید، انرژی کافی برای انجام آن‌ها نخواهید داشت.

فعالیت‌ها را بر اساس ارزش و نه حجم آن‌ها اولویت‌بندی کنید.

پژوهش‌ها نشان می‌دهد که انجام همزمان فعالیت‌ها و وظایف منجر به کسب نتایج متوسط می‌شود. صرف زمان اندک و محدود برای انجام چندین کار به صورت همزمان باعث می‌شود تا این امر چندان با موفقیت همراه نباشد.

البته انجام تنها یک فعالیت در یک برهه زمانی نیز راه‌حل این مشکل نیست و برای موفقیت در دنیای کنونی، راهکاری بسیار کند به شمار می‌رود. فعالیت‌هایی را که ارزش بیشتری تولید می‌کنند شناسایی و در انجام آن‌ها تمرکز کنید

اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس ارزش آن‌ها و تمرکز بر انجام آن دسته از وظایفی که واقعاً مهم هستند، باعث ارتقاء کیفیت کار و همچنین افزایش ارزش نهایی محسوب می‌شود.

نکته دیگر این است که می‌توانید فعالیت‌ها و وظایفی که در این دسته‌بندی از اولویت برتر برخوردار نیستند را در دسته" فعالیت‌های تعویقی" قرار دهید و فعالیت‌هایی را که هرگز از اولویت کافی برخوردار نیستند را نادیده بگیرید و در صورت لزوم از انجام آن‌ها تجدید نظر کنید و از صرف زمان و انرژی اضافه بر روی آن خودداری نمایید.

منبع: مجله نویان تیم، کتاب Harvard business review

پدیدآورنده: فاطمه بصیرتی

اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی :

:.:نظرات کاربران:.:

کد امنیتی